Consegna delle e-mail

Lo stato “Storia” indica “Inviato con successo”, ma l’e-mail non è presente nella posta in arrivo. Questa combinazione è quasi sempre legata alla deliverability, e vale la pena capire chi controlla cosa.

Chi è responsabile di cosa

Le vostre e-mail non vengono inviate tramite noi. Vengono inviate tramite la vostra casella di posta: il vostro tenant Microsoft 365, il vostro account Google Workspace o il vostro provider SMTP.

Palcoscenico	Chi ne ha il controllo	Cosa significa il termine “successo” nella storia
Visualizzazione dell'e-mail	Questa app	Il layout è stato generato e le variabili sono state risolte
Consegna al Suo fornitore	Questa app	Il Suo destinatario ha ricevuto il messaggio. Ecco cosa significa “Operazione riuscita**”**
Consegna al destinatario	Il Suo provider di posta elettronica	Non visibile a noi
Posta in arrivo o cartella dello spam	Il server di ricezione	Non visibile a noi

Una riga con lo stato "Inviato con successo" indica che il Suo provider ha ricevuto il messaggio. Tutto ciò che avviene successivamente riguarda esclusivamente il Suo provider e quello del destinatario; ecco perché una riga verde e una casella di posta in arrivo vuota non sono in contraddizione.

Ciò significa anche che la deliverability dipende in gran parte da voi - e questa è una buona notizia, perché è un problema risolvibile.

I tre record DNS

Se inviate un’e-mail dall’indirizzo orders@yourstore.com, il server di destinazione pone tre domande. La mancanza di risposte a tali domande è il motivo più comune per cui le e-mail transazionali finiscono nella cartella dello spam.

SPF - Questo server è autorizzato a inviare messaggi per questo dominio?

Un record TXT nel Suo dominio che indichi chi è autorizzato a inviare messaggi per Suo conto:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Utilizzi il file di inclusione dei documenti del Suo provider: include:_spf.google.com per Google Workspace, include:spf.protection.outlook.com per Microsoft 365 o qualsiasi altro file indicato dal Suo provider SMTP.

DKIM - Il messaggio è stato manomesso?

Una firma crittografica che attesta che il messaggio proviene effettivamente dal Suo dominio ed è pervenuto senza modifiche. Il Suo provider Le fornisce il record da pubblicare; sia Google che Microsoft offrono una configurazione con un solo clic nella rispettiva console di amministrazione.

DMARC: cosa dovrebbe accadere se i controlli fallissero?

Un record TXT all'indirizzo _dmarc.yourdomain.com:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com

Inizi con p=none, che effettua il monitoraggio senza influire sulla consegna. Una volta che i Suoi report risulteranno corretti, passi a p=quarantine e, infine, a p=reject.

Il DMARC è passato da elemento facoltativo a requisito imprescindibile. Gmail e Yahoo lo richiedono ormai ai mittenti che inviano messaggi in massa, e la sua assenza incide sempre più negativamente anche sui mittenti con volumi ridotti.

Verifica di ciò che si possiede

È possibile utilizzare qualsiasi strumento di ricerca DNS oppure procedere dal terminale:

dig +short TXT yourdomain.com
dig +short TXT _dmarc.yourdomain.com

Sta cercando una riga che inizi con v=spf1 nella prima e con v=DMARC1 nella seconda.

Oltre il DNS

Inviate il messaggio da un dominio di vostra proprietà. L’utilizzo di un indirizzo gratuito destinato ai consumatori come mittente comporta una forte penalizzazione. orders@yourstore.com è sempre preferibile a yourstore@gmail.com.

Assicuratevi che il dominio “Da” corrisponda a quello autenticato. L’invio di messaggi come orders@yourstore.com tramite una casella di posta autenticata per un dominio diverso comporta un errore di allineamento, anche se SPF e DKIM risultano tecnicamente validi.

Assicuratevi che le e-mail transazionali rimangano tali. Le conferme d’ordine, gli aggiornamenti sulla spedizione e le comunicazioni relative all’account sono messaggi attesi. L’invio massiccio di comunicazioni di marketing tramite un sistema transazionale danneggia la reputazione da cui dipendono le vostre e-mail relative agli ordini.

Inserisca dati identificativi reali. Un indirizzo postale e un nome del mittente ben visibile nel modello di piè di pagina. L’assenza di dati di contatto costituisce un segnale di spam e, in molte giurisdizioni, rappresenta un requisito di legge.

Effettuate un riscaldamento graduale. Un dominio appena creato che invia improvvisamente centinaia di e-mail sembra esattamente un account compromesso. Il volume dovrebbe aumentare nel corso dei giorni.

Prestino attenzione al rapporto tra immagini e testo. Un’e-mail costituita da un’unica grande immagine e quasi priva di testo è un classico esempio di spam.

Se la posta continua a non arrivare

Proceda in questo ordine: ogni fase esclude uno strato:

1. Controlli la cronologia. Se nella riga è indicato “Failed”, non si tratta di un problema di consegna: apra la voce per verificare l’errore del provider.
2. Invii un'e-mail di prova da "Email Senders" a un indirizzo presso un provider diverso da quello che presenta il problema, in modo da non lasciarsi ingannare dal filtro di un singolo destinatario.
3. Controlli la cartella dello spam del destinatario. Se il messaggio si trova lì, significa che è stato recapitato: si tratta di un problema di reputazione, pertanto la invitiamo a verificare i record DNS sopra indicati.
4. Controlli i registri del Suo provider. Sia Microsoft 365 che Google Workspace conservano registri della posta inviata e della consegna che indicano cosa è successo dopo l’accettazione del messaggio.
5. Verifichi dal lato del destinatario. I server di posta aziendali mettono regolarmente in quarantena i messaggi provenienti da domini sconosciuti senza avvisare il mittente.

Inserimento di indirizzi IP nell'elenco delle eccezioni

Se utilizza un relay SMTP che limita i mittenti in base all'indirizzo IP, l'app mostra il proprio indirizzo di uscita nella pagina del server SMTP, in modo che possa inserirlo nell'elenco dei mittenti autorizzati. Ciò vale solo per SMTP: le connessioni a Microsoft 365 e Google avvengono tramite l'infrastruttura del provider stesso.

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