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Allegare un file da un metacampo relativo a un ordine o a un cliente

Molte app salvano un file relativo all’ordine o al cliente: una fattura o una bolla di consegna in formato PDF proveniente da un’app di fatturazione, un certificato, un contratto firmato. L’app Shopify lo archivia in un metacampo, sia come file nella sezione “Shopify Files”, sia come link al file. Questa app è in grado di allegare tale file all’e-mail inviata da un workflow Shopify Flow, senza che l’utente debba caricare o inserire alcun collegamento manualmente.

Come funziona

  1. Un’altra app (o Lei stesso) inserisce il file, o un link ad esso, in un metacampo dell’ordine o del cliente. Nella dashboard di Shopify, si trova in Impostazioni > Dati personalizzati > Ordini (o Clienti): una definizione di tipo File, URL o un campo di testo in cui un’app inserisce un link.
  2. Nel layout di un’e-mail, si aggiunge un allegato e si seleziona “Metacampo” come origine, quindi si sceglie quella definizione. Il selettore mostra il contenuto di ciascuna opzione: un file, un link o un elenco di entrambi.
  3. In Shopify Flow, la fase “Invia e-mail transazionale” o “Invia e-mail di marketing” presenta un campo “Ordine” e un campo “Cliente”. Flow li compila in base al trigger, pertanto un flusso di lavoro avviato dall’evento “Ordine creato” sa già di quale ordine si tratta.
  4. Una volta inviata l’e-mail, l’app legge quel metacampo relativo all’ordine o al cliente, scarica il file (dalla sezione Shopify o dal link) e lo allega. Un metacampo di tipo “elenco” allega tutte le voci.

Il layout indica solo il nome del metacampo. Il workflow specifica a chi appartiene l’ordine o chi è il cliente, pertanto un unico layout è sufficiente per tutti gli ordini.

Il metacampo contiene Tipo di definizione Cosa fa l'app
Un file di Shopify File, Elenco dei file Segue il riferimento al file presente nella cartella “File” e lo scarica
Un link URL, elenco di URL o campo di testo Scarica il file da quel link. Funzionano solo i link di tipo https://; un link che non risponde o che rimanda a qualcosa di diverso da un file PDF, immagine, CSV o di testo causa il fallimento dell’invio con il seguente motivo

In ogni caso, la dimensione viene verificata al momento dell'invio dell'e-mail, non nell'editor; pertanto, gli allegati dei metacampi non vengono conteggiati nel totale degli allegati dell'editor.

Configuratelo

Formattazione RTF e layout HTML

Nella scheda “Allegati” nella parte inferiore dell’editor, faccia clic su “Aggiungi da metacampo”. Selezioni “Ordine” o “Cliente”, quindi la definizione. La riga mostra il nome della definizione, il suo contenuto e il suo namespace.key; facendo clic su “Modifica” se ne seleziona un’altra.

Disposizioni grafiche

Aggiunga un blocco “Allegato” (o ne apra uno) e imposti la sua origine su “Metacampo”. Selezionando “metacampo” si aprirà lo stesso selettore.

L'autorizzazione

L'app viene installata senza alcun accesso ai dati del Suo negozio. La prima volta che seleziona un metacampo relativo a un ordine o a un cliente, il selettore richiede l'autorizzazione a leggere i metacampi di tale risorsa e i file a cui essi rimandano. Shopify visualizza una propria finestra di dialogo di consenso; dopo aver fatto clic su "Aggiorna", viene caricato l'elenco delle definizioni.

È possibile verificare e revocare ogni autorizzazione in qualsiasi momento dalla pagina “Autorizzazioni” dell’app. La revoca di un’autorizzazione comporta il mancato invio di tutte le e-mail che allegano un file proveniente da tale metacampo, fino a quando l’autorizzazione non venga nuovamente concessa. La descrizione dettagliata di ciascuna autorizzazione, con l’indicazione di ciò che essa consente e di ciò che non consente, è disponibile all’indirizzo Autorizzazioni: quali dati l’app può leggere dal vostro negozio.

Nome del file

Per impostazione predefinita, l’allegato mantiene il nome del file stesso: il nome presente nei Suoi file di Shopify o l’ultima parte del link. Il campo “Nome file” sovrascrive tale nome e supporta il linguaggio Liquid, ad esempio invoice-{{ variables.order_name }}.pdf. Quando un metacampo di tipo “elenco” contiene più voci, alla seconda e alle successive viene aggiunto -2, -3 al nome sovrascritto.

Quando il metacampo è vuoto

L'app che scrive il file viene spesso eseguita alcuni secondi dopo il trigger, pertanto nel momento in cui viene eseguito il passaggio relativo all'e-mail il metacampo potrebbe essere ancora vuoto. Ciò che accade in tal caso dipende dalla casella di controllo "Opzionale" dell'allegato:

Facoltativo Comportamento
Disattivato (impostazione predefinita) L'e-mail non è ancora stata inviata. L'app richiede a Shopify Flow di riprovare a eseguire l'operazione e Shopify Flow provvede a inviarla nuovamente poco dopo; l'e-mail viene inviata non appena il file è disponibile.
Il L'e-mail viene inviata senza questo allegato.

Lo lasci disattivato per una fattura che deve essere presente. Lo attivi per un file presente solo in alcuni ordini.

Requisiti e limiti

  • Per il passaggio di Shopify Flow è necessario impostare il campo “Ordine” o “Cliente”. I passaggi aggiunti prima di questa versione non dispongono ancora di tali campi: elimini il passaggio nell’editor di Shopify Flow e lo aggiunga nuovamente.
  • File di dimensioni fino a 10 MB ciascuno; file PDF, immagini, CSV, testo semplice e file di calendario. I video e i modelli 3D vengono ignorati.
  • I link devono iniziare con https:// ed essere accessibili senza necessità di effettuare il login. Un link che reindirizzi a un indirizzo non https o a una rete privata verrà rifiutato.
  • Ordini degli ultimi 60 giorni. L’Shopify consente alle app di leggere solo gli ordini recenti. Nel caso di un workflow relativo a un ordine più vecchio, l’invio fallisce con un messaggio chiaro.
  • Microsoft 365 rifiuta i messaggi con allegati che superano complessivamente i 4 MB; si veda Allegati e immagini.

Ciò che si vede nella Storia

Ogni risultato è riportato nella pagina “Cronologia”. Un ordine senza ordine, un’autorizzazione revocata, un ordine che Shopify non riesce a individuare, un link che non risponde o un file che supera il limite vengono registrati come “Fallito”, con l’indicazione del motivo e delle modifiche da apportare. Un metacampo vuoto con l’opzione «Facoltativo» disattivata non costituisce un errore: Shopify Flow mostra i tentativi di ripetizione e l’invio viene visualizzato non appena il file è disponibile. Una «Reinvio» dalla Cronologia legge nuovamente lo stesso ordine o lo stesso cliente.

Provatelo

L'invio di un'e-mail di prova nell'editor di layout non si basa su alcun ordine o cliente, pertanto l'e-mail viene inviata senza allegati dei metacampi. Per testare l'allegato, esegua il workflow in Shopify Flow su un ordine che contenga già il file, oppure utilizzi la funzione "Esegui su un test Shopify Flow" con un ordine di questo tipo.

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