Envoyer un e-mail depuis Shopify Flow avec Microsoft 365

Présentation générale

La fonctionnalité Workflow Transactional Email permet d'envoyer des e-mails via une boîte aux lettres Microsoft 365 connectée, plutôt que via un serveur SMTP. Vous n'avez aucun identifiant SMTP à gérer : il vous suffit d'autoriser la boîte aux lettres une seule fois, et l'application envoie les e-mails en votre nom via Microsoft Graph.

Vous devrez effectuer cette configuration à deux endroits : dans l'application, pour la connexion de l'expéditeur, et dans Shopify Flow, pour l'automatisation.

Avant de commencer

• Vous devez avoir installé l'extension « Workflow Transactional Email » dans votre boutique Shopify.
• Vous devez disposer d'une boîte aux lettres Microsoft 365 ou Outlook que vous pouvez autoriser.
• Vous devriez déjà disposer d'un modèle d'e-mail enregistré, car l'action « Envoyer un e-mail transactionnel » utilise un modèle enregistré. Voir Créer une mise en page d'e-mail.

Boîte aux lettres professionnelle ou compte Outlook.com personnel ?

Les deux se connectent de la même manière, mais leur mode d'envoi diffère. Une boîte aux lettres professionnelle Microsoft 365 (votre propre domaine, un compte professionnel ou scolaire) permet d’envoyer des messages à des milliers de destinataires par jour et constitue le choix idéal pour une boutique. Une boîte aux lettres personnelle Outlook.com, Hotmail ou Live est plafonnée par Microsoft à quelques centaines de destinataires par jour, et un compte nouveau ou peu utilisé est soumis à un plafond inférieur jusqu’à ce que Microsoft l’ait vérifié. Lorsque la limite est atteinte, Microsoft refuse tout nouvel envoi pour le reste de la journée en indiquant « Limite quotidienne de messages/destinataires dépassée » et vous demande de vérifier le compte ; l’application enregistre ces envois comme ayant échoué et vous envoie un e-mail une fois par jour tant que cette situation perdure. Si votre boutique envoie plus d’une poignée d’e-mails par jour, connectez plutôt une boîte de messagerie professionnelle ou un serveur SMTP.

Guide vidéo

La vidéo n'a pas de son ; veuillez donc régler la vitesse de lecture à votre convenance.

Connectez-vous à votre compte Microsoft 365

Dans l'interface d'administration Shopify, ouvrez la rubrique « Applications », sélectionnez « Workflow Transactional Email », puis cliquez sur « Expéditeurs d'e-mails ». Dans la section « Comptes connectés », cliquez sur « Gérer les connexions ».

Sur la page « Comptes connectés », repérez Microsoft 365 et cliquez sur « Se connecter ».

Une fenêtre d'autorisation Microsoft s'ouvre. Connectez-vous à la boîte mail que vous souhaitez utiliser et accordez l'accès.

Une fois l'autorisation accordée, revenez à la section « Comptes connectés ». La connexion Microsoft 365 affiche le statut « Connecté » et la boîte aux lettres apparaît dans la section « Expéditeurs ».

Si vous devez ultérieurement étendre les autorisations, utilisez la fonction « Se reconnecter » sur la même carte plutôt que de supprimer puis de rajouter le compte.

Envoyer depuis une boîte aux lettres partagée ou un groupe Microsoft 365

Le compte connecté peut également envoyer des e-mails en tant que boîte aux lettres partagée ou en tant que groupe Microsoft 365 (par exemple, sales@ ou assistance@), à condition que votre administrateur Microsoft 365 ait accordé à la boîte aux lettres connectée les autorisations « Envoyer en tant que » ou « Envoyer au nom de ». Sur la fiche du compte connecté, cliquez sur « Ajouter une boîte aux lettres partagée », saisissez l’adresse et sélectionnez le type correspondant : « Boîte aux lettres partagée » pour une boîte aux lettres partagée, « Boîte aux lettres de groupe Microsoft 365 » pour un groupe. Le type est important, car Microsoft traite ces deux cas différemment : une boîte aux lettres partagée est adressée directement, tandis qu’un groupe est envoyé depuis la boîte aux lettres connectée en indiquant le groupe comme adresse d’expéditeur, de la même manière qu’Outlook le fait. L’application vérifie immédiatement l’accès en envoyant un message d’une ligne depuis cette adresse vers la boîte aux lettres connectée elle-même.

Avec la fonction « Envoyer en tant que », les destinataires ne voient que l'adresse partagée ou le groupe. Avec la fonction « Envoyer au nom de », leur client de messagerie affiche la boîte aux lettres connectée « au nom de » le groupe. Pour un groupe, la copie envoyée est placée dans le dossier « Éléments envoyés » de la boîte aux lettres connectée, sauf si votre administrateur a activé l'option permettant de conserver une copie dans le groupe.

Le nom de l'expéditeur provient de Microsoft 365, et non de l'application

L'application envoie chaque message avec le nom d'expéditeur que vous avez saisi pour l'expéditeur (ou le nom d'expéditeur de l'étape Shopify Flow), mais Microsoft 365 le remplace par le nom d'affichage de la boîte aux lettres ou du groupe figurant dans votre annuaire avant que le message ne quitte votre tenant. Un groupe nommé « FM Sales » dans Microsoft 365 apparaîtra sous le nom « FM Sales », même si l’expéditeur indiqué dans l’application est « Flying Mushroom Sales ». Pour modifier ce que voient les destinataires, renommez la boîte aux lettres, l’utilisateur ou le groupe dans le centre d’administration Microsoft 365 (Équipes et groupes > Équipes et groupes actifs pour un groupe, Utilisateurs pour une boîte aux lettres). Le nouveau nom s’applique aux messages envoyés après la modification. Les expéditeurs Google et SMTP affichent le nom que vous saisissez dans l’application.

Envoyer un e-mail de test

Avant de l'intégrer à un workflow, envoyez un message test pour vérifier que la boîte mail fonctionne correctement. Retournez dans la section « Expéditeurs d'e-mails » et cliquez sur « Envoyer un e-mail test ».

Dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre expéditeur Microsoft 365 connecté dans le champ « Expéditeur », saisissez une adresse de destination dans le champ « E-mail du destinataire », puis cliquez sur « Envoyer ».

Vérifiez la boîte de réception du destinataire. Si le message y figure, la connexion est prête à être utilisée. C'est le moyen le plus rapide de vous assurer que la boîte de réception, les autorisations et la configuration de l'expéditeur sont correctes avant de créer quoi que ce soit dans Shopify Flow.

Utiliser l'expéditeur dans Shopify Flow

Dans Shopify Flow, créez un Workflow et sélectionnez le déclencheur « Balises client ajoutées ». Pour n'envoyer des notifications que pour des balises spécifiques, ajoutez une condition telle que « Les balises ajoutées comprennent au moins l'une des balises suivantes : vip ».

Ajoutez l'action « Envoyer un e-mail transactionnel ». Définissez le champ « À » sur la variable d'e-mail du client, afin que le message soit envoyé au client qui a déclenché le workflow :

{{customer.defaultEmailAddress.emailAddress}}

Faites défiler jusqu'à la section « Modèles » dans l'action, puis cliquez sur « Ouvrir la configuration ». Cela ouvre l'écran de configuration dans lequel vous pouvez choisir l'expéditeur et la mise en page.

Sélectionnez votre compte Microsoft 365 connecté dans « Envoyer depuis », choisissez la mise en page dans « Modèle », cliquez sur « Enregistrer », puis sur « Quitter ».

Enregistrez le workflow et activez-le. Ajoutez la balise à un client, et le message sera envoyé via votre boîte de réception Microsoft 365 connectée.

Fonctionnement de ce workflow

Shopify Flow surveille les modifications apportées aux balises client, puis transmet les données client à l'action « Envoyer un e-mail transactionnel ». Cette action génère la mise en page que vous avez sélectionnée et l'envoie via l'expéditeur Microsoft 365 que vous avez choisi dans la section « Envoyer depuis ».

Le contenu du message envoyé provient intégralement du modèle sélectionné dans « Modèle ». Pour modifier le contenu de l'e-mail, modifiez le modèle, et non le workflow.

Dépannage

L'expéditeur n'apparaît pas dans la liste déroulante « Envoyer depuis ». Rouvrez l'action, cliquez sur « Ouvrir la configuration », puis vérifiez que l'expéditeur figure bien dans la liste. Si ce n'est pas le cas, actualisez l'éditeur de flux et rouvrez l'action.

L'e-mail n'arrive pas. Envoyez un message depuis la section « Expéditeurs d'e-mails » en utilisant d'abord l'option « Envoyer un e-mail de test », puis vérifiez que les adresses e-mail de l'expéditeur et du destinataire sont correctes. Si le compte a été connecté il y a quelque temps et nécessite de nouvelles autorisations, utilisez l'option « Se reconnecter » dans la section « Comptes connectés ».

L'historique indique « Limite quotidienne de messages/destinataires dépassée » ou « Vérifiez votre compte ». Microsoft a suspendu l'envoi pour une boîte mail Outlook.com personnelle : celle-ci a atteint sa limite quotidienne, ou le compte n'a pas encore été vérifié. Connectez-vous à cette boîte aux lettres dans Outlook, suivez les instructions fournies par Microsoft dans la boîte de réception, puis attendez la réinitialisation quotidienne. L’application vous envoie un e-mail à ce sujet une fois par jour tant que cette situation perdure (voir Notifications et alertes). Pour une boutique qui envoie plus d’une poignée d’e-mails par jour, connectez plutôt une boîte aux lettres Microsoft 365 Entreprise ou un serveur SMTP.

Le message d'erreur indique que l'adresse « est un groupe Microsoft 365, et non une boîte aux lettres partagée ». L'adresse a été ajoutée avec le type «** Boîte aux lettres partagée** », mais Microsoft la considère comme un groupe, ce qui implique un mode d'envoi différent. Supprimez cet expéditeur et ajoutez-le à nouveau en sélectionnant le type « Boîte aux lettres de groupe Microsoft 365 ». Vos autorisations « Envoyer en tant que » ou « Envoyer au nom de » restent inchangées.

La fonction « Vérifier » signale l'absence d'autorisation « Envoyer en tant que », bien que l'administrateur l'ait accordée. La prise en compte des modifications d'autorisation dans Microsoft 365 peut prendre jusqu'à une heure. Veuillez patienter, puis cliquez à nouveau sur « Vérifier ». Si l'opération échoue toujours, assurez-vous auprès de votre administrateur que l'autorisation a bien été accordée à la boîte aux lettres connectée elle-même, et non à un autre compte.

Les destinataires voient un nom d’expéditeur différent de celui qui figure dans l’application, voire aucun nom. Microsoft 365 remplace le nom d’expéditeur par le nom d’affichage de la boîte aux lettres ou du groupe dans votre annuaire ; veuillez donc le renommer dans le Centre d’administration Microsoft 365 (voir ci-dessus). Si un client de messagerie affiche un nom et qu’un autre n’affiche que l’adresse, le principe est le même : certains clients, dont Thunderbird, affichent le nom figurant dans votre propre carnet d’adresses pour une adresse connue et se rabattent sur l’adresse seule lorsqu’aucun nom n’est enregistré.

Le workflow ne s'exécute pas du tout. Vérifiez que le workflow est bien activé, que le déclencheur est « Balises client ajoutées » et que la condition correspond bien à la balise que vous avez effectivement appliquée - la correspondance des balises doit être exacte.

Pour obtenir des détails sur l'échec d'un envoi spécifique, ouvrez l'historique. Reportez-vous à Historique et dépannage.

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