Dostarczalność wiadomości e-mail

W kolumnie Historia widnieje komunikat Operacja zakończona sukcesem, ale wiadomość e-mail nie znajduje się w skrzynce odbiorczej. Taka sytuacja prawie zawsze wiąże się z problemami z dostarczalnością i warto zrozumieć, kto za co odpowiada.

Kto jest za co odpowiedzialny

Państwa wiadomości e-mail nie są wysyłane za naszym pośrednictwem. Są one wysyłane za pośrednictwem Państwa skrzynki pocztowej - Państwa dzierżawy Microsoft 365, konta Google Workspace lub dostawcy usług SMTP.

Scena	Kto sprawuje nad tym kontrolę	Co oznacza pojęcie „sukcesu” w historii
Wyświetlanie wiadomości e-mail	Ta aplikacja	Układ został wyrenderowany, a zmienne zostały rozstrzygnięte
Przekazanie tego Państwa dostawcy	Ta aplikacja	Odbiorca potwierdził odbiór wiadomości. Oto, co oznacza komunikat „Operacja zakończona powodzeniem”
Dostawa do adresata	Państwa dostawca usług poczty elektronicznej	Niewidoczne dla nas
Skrzynka odbiorcza lub folder spamu	Serwer odbierający	Niewidoczne dla nas

Wiersz Sukces oznacza, że Państwa dostawca odebrał wiadomość. Wszystko, co dzieje się później, dotyczy wyłącznie Państwa dostawcy i dostawcy odbiorcy, dlatego zielony wiersz i pusta skrzynka odbiorcza nie stanowią sprzeczności.

Oznacza to również, że skuteczność dostarczania wiadomości zależy w dużej mierze od Państwa - a to dobra wiadomość, ponieważ problem ten można rozwiązać.

Trzy wpisy DNS

Jeśli wysyłają Państwo wiadomość z adresu orders@yourstore.com, serwer odbiorczy zadaje trzy pytania. Brak odpowiedzi na te pytania jest najczęstszą przyczyną, dla której wiadomości transakcyjne trafiają do folderu spam.

SPF - czy ten serwer ma uprawnienia do wysyłania wiadomości w imieniu tej domeny?

Rekord TXT w danych Państwa domeny, określający, kto może wysyłać wiadomości w Państwa imieniu:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Proszę użyć opcji „dołącz dokumenty dostawcy” - include:_spf.google.com w przypadku Google Workspace, include:spf.protection.outlook.com w przypadku Microsoft 365 lub innej wartości określonej przez Państwa dostawcę usług SMTP.

DKIM - czy treść wiadomości została zmodyfikowana?

Podpis kryptograficzny potwierdzający, że wiadomość rzeczywiście pochodzi z Państwa domeny i dotarła w niezmienionej postaci. Państwa dostawca udostępnia Państwu rekord do opublikowania; zarówno Google, jak i Microsoft oferują w swoich konsolach administracyjnych funkcję konfiguracji za pomocą jednego kliknięcia.

DMARC - co powinno się stać w przypadku niepowodzenia weryfikacji?

Rekord TXT w domenie _dmarc.yourdomain.com:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com

Proszę zacząć od ustawienia p=none, które umożliwia monitorowanie bez wpływu na dostarczanie wiadomości. Gdy raporty będą już bezbłędne, proszę przejść do ustawienia p=quarantine, a ostatecznie do p=reject.

Standard DMARC przestał być opcjonalny i stał się standardem oczekiwanym. Serwisy Gmail i Yahoo wymagają obecnie jego stosowania od nadawców masowych, a jego brak ma coraz większe znaczenie również w przypadku nadawców wysyłających niewielką liczbę wiadomości.

Sprawdzenie, co Państwo posiadają

Można użyć dowolnego narzędzia do wyszukiwania adresów DNS lub wykonać to z poziomu terminala:

dig +short TXT yourdomain.com
dig +short TXT _dmarc.yourdomain.com

Szukają Państwo wiersza zaczynającego się od v=spf1 w pierwszym przypadku oraz od v=DMARC1 w drugim.

Poza systemem DNS

Proszę wysyłać wiadomości z domeny, której Pan/Pani jest właścicielem. Wykorzystanie darmowego adresu prywatnego jako nadawcy wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Adres w formacie orders@yourstore.com zawsze jest lepszy niż yourstore@gmail.com.

Należy dopasować domenę nadawcy do domeny, dla której przeprowadzono uwierzytelnienie. Wysyłanie wiadomości jako orders@yourstore.com za pośrednictwem skrzynki pocztowej uwierzytelnionej dla innej domeny powoduje niepowodzenie weryfikacji zgodności, nawet jeśli testy SPF i DKIM technicznie zakończą się wynikiem pozytywnym.

Proszę zadbać o to, by wiadomości e-mail o charakterze transakcyjnym pozostały transakcyjne. Potwierdzenia zamówień, informacje o wysyłce oraz powiadomienia dotyczące konta są oczekiwane. Wysyłanie masowych wiadomości marketingowych z konta przeznaczonego do komunikacji transakcyjnej szkodzi reputacji, od której zależą Państwa wiadomości dotyczące zamówień.

Prosimy o podanie rzeczywistych danych identyfikacyjnych. W szablonie stopki należy umieścić adres pocztowy oraz wyraźną nazwę nadawcy. Brak danych kontaktowych stanowi sygnał wskazujący na spam, a w wielu jurysdykcjach jest to wymóg prawny.

Proszę rozgrzewać się stopniowo. Zupełnie nowa domena, która nagle wysyła setki wiadomości e-mail, wygląda dokładnie tak samo jak przejęte konto. Liczba wysyłanych wiadomości powinna rosnąć stopniowo w ciągu kilku dni.

Proszę zwrócić uwagę na stosunek obrazów do tekstu. Wiadomość e-mail składająca się z jednego dużego obrazu i prawie bez tekstu stanowi klasyczny przykład spamu.

Jeśli nadal nie otrzymują Państwo poczty

Proszę postępować zgodnie z poniższą kolejnością - każdy krok pozwala wykluczyć jedną warstwę:

1. Proszę sprawdzić historię. Jeśli w wierszu widnieje wpis „Niepowodzenie”, nie chodzi tu o problem z dostarczalnością - proszę sprawdzić, czy nie chodzi o błąd dostawcy.
2. Proszę wysłać wiadomość testową z serwisu Email Senders na adres należący do innego dostawcy niż ten, z którym wystąpiły problemy, aby nie dać się zmylić przez filtry stosowane przez pojedynczego odbiorcę.
3. Proszę sprawdzić folder ze spamem w miejscu docelowym. Jeśli wiadomość tam się znajduje, oznacza to, że została dostarczona - jest to problem związany z reputacją, dlatego proszę sprawdzić powyższe wpisy DNS.
4. Proszę sprawdzić logi prowadzone przez Państwa dostawcę usług. Zarówno Microsoft 365, jak i Google Workspace przechowują logi wysłanych wiadomości oraz logi dostarczenia, które pokazują, co działo się po przyjęciu wiadomości przez system.
5. Proszę sprawdzić sytuację po stronie odbiorcy. Korporacyjne serwery pocztowe rutynowo umieszczają wiadomości z nieznanych domen w kwarantannie bez informowania o tym nadawcy.

Tworzenie listy dozwolonych adresów IP nadawców

Jeśli korzystają Państwo z serwera przekaźnikowego SMTP, który nakłada ograniczenia na nadawców na podstawie adresu IP, aplikacja wyświetla jego adres wychodzący na stronie serwera SMTP, aby mogli Państwo dodać go do listy dozwolonych adresów. Dotyczy to wyłącznie protokołu SMTP - połączenia z usługami Microsoft 365 i Google są realizowane za pośrednictwem własnej infrastruktury dostawcy.

Powiązane

• Przegląd nadawców wiadomości e-mail - wybór sposobu wysyłania wiadomości e-mail.
• Temat wiadomości i tekst podglądu - to, co widzą odbiorcy przed otwarciem wiadomości.
• Historia i rozwiązywanie problemów - odczyt wiersza oznaczonego jako „Failed”.