Gegevens, privacy en beveiliging

Wat deze app opslaat, waar deze gegevens worden bewaard en hoe deze worden beschermd. Indien u deze informatie nodig heeft voor een nalevingscontrole, dan zouden deze pagina, samen met ons Privacy en DPA, hierin moeten voorzien.

Welke Shopify-gegevens de app kan uitlezen

De app wordt geïnstalleerd zonder enige toegangsrechten. De app heeft geen toegang tot uw producten, bestellingen, klanten of andere winkelgegevens. Klantgegevens worden uitsluitend via e-mail verzonden omdat u deze vanuit Shopify Flow doorgeeft via de velden van de stap en het veld ‘Variabelen (JSON)’. Shopify Flow leest uw winkelgegevens; u bepaalt zelf wat u doorgeeft. Als u alleen een bestelnummer verstuurt, is dat het enige wat wij ooit te zien krijgen.

Sinds versie 1.17 zijn er vier optionele machtigingen voor twee functies: het toevoegen van het bestand waarnaar een metaveld van een bestelling of klant verwijst (bijvoorbeeld een factuur-PDF die door een andere app bij de bestelling is opgeslagen), en het aanmaken van een unieke kortingscode voor een e-mail waarvan de lay-out hierom vraagt. Bij de installatie wordt geen enkele toestemming verleend. De app vraagt om toestemming wanneer u een dergelijke functie voor het eerst instelt; Shopify toont zijn eigen toestemmingsdialoogvenster en op de pagina ‘Toestemmingen’ van de app worden alle verleende toestemmingen weergegeven, voorzien van een knop ‘Intrekken’.

Toestemming	Wordt gebruikt voor
Bestellingen lezen	Het enige metaveld dat in de lay-out wordt genoemd, in de enige bestelling waarop de Shopify Flow-stap betrekking heeft
Klanten lezen	Hetzelfde geldt voor een metaveld van een klant
Bestanden lezen	De bestandsverwijzing in een metaveld omzetten in het bestand zelf
Kortingen op schrijven	Het aanmaken van een korting voor eenmalig gebruik wanneer een e-mail met een blok „een unieke code aanmaken” wordt verzonden. Er worden geen gegevens uitgelezen; andere kortingen worden nooit gewijzigd of verwijderd

Zelfs met een verleende toestemming leest de app uit zichzelf nog steeds niets: alleen wanneer een e-mail met een dergelijke bijlage wordt verzonden, alleen dat metaveld van die bron, en alleen het bestand waarnaar het verwijst. De app leest geen namen, adressen, e-mailadressen of artikelen, en het bestand wordt uitsluitend voor die verzending gedownload, als bijlage toegevoegd en vervolgens verwijderd. Een aangemaakte kortingscode bevat geen persoonsgegevens en wordt samen met de verzending bewaard in de Geschiedenis. Details en de exacte reikwijdtes vindt u op Toestemmingen: welke gegevens de app uit uw winkel mag lezen.

Wat wordt er opgeslagen?

Gegevens	Waarom	Hoe lang
E-mailopmaak, HTTP-verzoeken, voorinstellingen	Uw configuratie	Totdat u ze verwijdert of de installatie ongedaan maakt
Configuratie van de afzender	SMTP-host / poort / inloggegevens of OAuth-tokens	Totdat u de afzender verwijdert of het programma verwijdert
Geheimen	Waarden die u bewust opslaat	Totdat u ze verwijdert of de installatie ongedaan maakt
Actiegeschiedenis	Status, tijdstip, afgehandelde aanvraag en antwoord voor elke uitvoering	Wordt na 30 dagen automatisch gewist
Lijst voor uitschrijving	Ontvangers die zich hebben afgemeld voor uw marketingmails: een hash van het e-mailadres voor vergelijkingsdoeleinden, plus het e-mailadres zelf in versleutelde vorm	Totdat u zich opnieuw op hen abonneert, Shopify een verzoek tot verwijdering voor die klant indient, of u de app verwijdert
Geüploade bestanden	Afbeeldingen en bijlagen die in lay-outs worden gebruikt	Totdat het wordt verwijderd of de installatie wordt ongedaan gemaakt
Winkeloverzicht	Uw MyShopify-domein, e-mailadres van de winkel, abonnement	Totdat u het programma verwijdert

De actiegeschiedenis is het belangrijkste aandachtspunt. Hierin wordt vastgelegd wat daadwerkelijk is verzonden; bij een e-mail zijn dat de adressen van de ontvangers en de opgeloste variabelen - en bij de actie HTTP Request het verzoek en het antwoord. Dit maakt het oplossen van problemen mogelijk - het betreft tevens persoonsgegevens, dus behandel de geschiedenis als klantgegevens in uw eigen nalevingswerkzaamheden. De geschiedenis wordt na 30 dagen automatisch gewist.

Vertrouwelijke gegevens worden uit de loggeschiedenis verwijderd voordat deze wordt vastgelegd, zodat een opgeslagen token nooit in uw logbestanden terechtkomt.

Waar het voorkomt

In de Europese Unie draait alles op Google Cloud, regio europe-west1 (België). Databases, caches, bestandsopslag en applicatielogboeken worden in die regio opgeslagen, waarbij de gegevens in rust worden versleuteld. Wij maken geen gebruik van het traceren van verzoeken.

Hoe inloggegevens worden beveiligd

Alles wat kan worden gebruikt om gegevens te verzenden, krijgt een tweede versleutelingslaag bovenop de versleuteling op schijfniveau:

• SMTP-gebruikersnamen en wachtwoorden
• Toegangs- en vernieuwingstokens voor Microsoft 365 en Google OAuth
• Uw opgeslagen geheimen
• Shopify-sessietokens

Deze worden afzonderlijk versleuteld met behulp van een speciale sleutelbeheerservice en worden uitsluitend in het geheugen ontsleuteld op het moment dat een actie wordt uitgevoerd. De leesbare tekst wordt nooit naar de schijf geschreven.

Elke ontsleuteling van een beveiligde waarde wordt vastgelegd in een intern toegangslogboek.

Wat de ontvangers ontvangen

E-mails worden verzonden via uw mailbox, niet via die van ons - uw Microsoft 365-tenant, Google Workspace-account of SMTP-provider. Wij geven het bericht door aan uw provider en het wordt onder uw domein afgeleverd. Nieuwe e-mailstappen worden altijd verzonden via een mailbox of SMTP-server waarmee u verbinding maakt. Stappen die zijn opgeslagen voordat de gedeelde standaardafzender werd afgeschaft, blijven deze gebruiken totdat u uw eigen afzender kiest. Zie De afleverbaarheid van e-mails.

De weergegeven HTML-code van e-mails wordt vóór verzending opgeschoond: scripts, gebeurtenishandlers, javascript:-URL’s, iframes en formulierelementen worden verwijderd, zodat een waarde die vanuit Shopify Flow wordt doorgegeven, niet kan worden omgezet in actieve inhoud in de inbox van een ontvanger.

Marketingmails en de lijst met afgemelde abonnees

Een marketinglay-out verstuurt één e-mail per ontvanger, elk met een eigen afmeldlink. De link bevat een versleuteld token waarin de naam van uw winkel, de ontvanger, de lay-out en de taal van de e-mail zijn opgenomen; het adres is niet leesbaar in de link, zodat het niet kan worden achterhaald uit e-maillogboeken, proxyservers of een doorgestuurde e-mail, en een gewijzigde link wordt geweigerd. Wanneer de link wordt geopend, verschijnt er een bevestigingspagina waarop het adres in gemaskeerde vorm wordt weergegeven; alleen de knop op die pagina, of de knop voor uitschrijven met één klik in het e-mailprogramma van de ontvanger, registreert de uitschrijving.

De afmeldlijst slaat elk adres tweemaal op: als hash, zodat een verzender de ontvangers kan controleren zonder iets te ontsleutelen, en versleuteld met dezelfde sleutelbeheerservice als uw inloggegevens, zodat de pagina ‘Afmeldingen’ en de CSV-export deze aan u kunnen tonen. Het adres wordt uitsluitend op onze servers ontsleuteld, specifiek voor die pagina en die export. Adressen worden nooit naar applicatielogboeken geschreven. Zie Marketingmails en afmeldingen.

Uitgaande verzoeken

De HTTP-verzoeken die u configureert, worden gecontroleerd voordat er verbinding wordt gemaakt. Verzoeken naar interne of privé-netwerkadressen - loopback, link-local, eindpunten voor cloudmetadata, privé-adresbereiken - worden geweigerd, ook via een omleiding. Het aantal omleidingen is beperkt en de grootte van de antwoorden is beperkt. Alle persoonsgegevens die in een antwoord worden teruggestuurd, worden teruggegeven aan Shopify Flow en kunnen worden vastgelegd in de uitvoeringsgeschiedenis (die na 30 dagen wordt gewist). Dezelfde controles zijn van toepassing op een bestand dat de app ophaalt voor een bijlage, ongeacht of dit afkomstig is van een URL die uw workflow doorgeeft of uit een metaveld.

AI en het trainen van modellen

Uw gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. Dit geldt voor de inhoud van uw e-mails, de adressen en namen van ontvangers, bijlagen, de variabelen die u vanuit Shopify Flow doorgeeft, de geschiedenis en alle Shopify-klant- of winkelgegevens. Dit geldt zowel voor onze eigen systemen als voor derden: wij trainen helemaal geen modellen en wij delen of verkopen uw gegevens nooit voor dat doel.

De app beschikt over één optionele AI-functie, namelijk de lay-outassistent (Lay-outs maken, bewerken en vertalen met AI). Deze functie is uitgeschakeld totdat u op de ontwikkelaarspagina uw eigen API-sleutel van Anthropic, OpenAI, Google Gemini of OpenRouter koppelt. Wanneer u deze functie gebruikt, worden alleen de lay-out die u aan het bewerken bent (inclusief eventuele voorbeeldtestwaarden die u hebt ingevoerd) en uw instructie naar die aanbieder verzonden, volgens de voorwaarden van uw eigen account bij hen. Verzonden e-mails, ontvangers, de geschiedenis en bijlagen worden nooit naar die aanbieder verzonden.

Indien uw medewerkers Shopify Sidekick gebruiken, kunnen zij op verzoek de geschiedenis van de app raadplegen via tools die uitsluitend voor leesdoeleinden zijn bedoeld. Dit is de eigen assistent van Shopify en werkt volgens de voorwaarden van Shopify. Zie Sidekick en AI-assistenten.

Verwijdering

De geschiedenis wordt na 30 dagen gewist. De verzend- en uitvoergeschiedenis die ouder is dan 30 dagen wordt automatisch verwijderd, ongeacht of het programma wordt verwijderd.

Bij het verwijderen wordt alles gewist. Lay-outs, afzenders, geheimen, de geschiedenis, de lijst met afgemelde gebruikers en geüploade bestanden worden verwijderd. Dit gebeurt onmiddellijk en kan niet ongedaan worden gemaakt; exporteer daarom eerst alles wat u wilt bewaren.

AVG-verzoeken van Shopify worden automatisch afgehandeld. Shopify verstuurt webhooks voor verplichte gegevensverzoeken, het afschermen van klantgegevens en het afschermen van winkelgegevens; de app verwerkt deze en verwijdert de betreffende gegevens, waaronder de vermelding van de klant op de afmeldlijst.

Het verwijderen van afzonderlijke records wordt onmiddellijk van kracht en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Subverwerkers

• Google Cloud (europe-west1, België) - hosting, databases, opslag, sleutelbeheer
• Uw gekoppelde e-mailprovider - uw Microsoft 365, Google Workspace of eigen SMTP-server, die uitsluitend wordt gebruikt wanneer u deze koppelt om e-mail te verzenden
• Shopify - het platform waarmee de app gegevens uitwisselt en, mits de optionele machtigingen zijn verleend, waaruit het het gekozen metaveld leest en kortingscodes aanmaakt in
• Amazon Web Services (Frankfurt, Duitsland) - verzending van de eigen waarschuwingsmails van de app naar u, en van opgeslagen e-mailstappen zonder eigen afzender

Zie voor de volledige, officiële lijst bijlage 3 van onze DPA.

Vragen

Voor een DPA, een beveiligingsvragenlijst of een specifieke vraag over naleving kunt u contact met ons opnemen via het Helpcentrum of via support@codecreationlabs.com.

Gerelateerd

• Toestemmingen: welke gegevens de app uit uw winkel mag lezen - de optionele machtigingen, wat ze inhouden en hoe u ze kunt intrekken.
• Geheimen - hoe opgeslagen inloggegevens werken.
• Geschiedenis en probleemoplossing - wat er in de geschiedenis wordt vastgelegd.
• Marketingmails en afmeldingen - de afmeldlink, de voettekst en de pagina ‘Afmelden’.
• Sidekick en AI-assistenten - wat een AI-assistent wel en niet kan lezen.