E-mail verzenden vanuit Shopify Flow met Microsoft 365

Overzicht

Workflow Transactional Email kan berichten verzenden via een gekoppelde Microsoft 365-mailbox in plaats van via een SMTP-server. U hoeft geen SMTP-inloggegevens te beheren: u autoriseert de mailbox eenmalig, waarna de app namens u berichten verzendt via Microsoft Graph.

U stelt dit op twee plaatsen in: in de app, voor de verbinding met de afzender, en in Shopify Flow, voor de automatisering.

Voordat u begint

• U dient de extensie Workflow Transactional Email in uw Shopify-winkel te hebben geïnstalleerd.
• U hebt een Microsoft 365- of Outlook-mailbox nodig die u kunt autoriseren.
• U zou al een e-mailopmaak moeten hebben opgeslagen, aangezien de actie Send Transactional Email een opgeslagen opmaak verstuurt. Zie Een e-mailopmaak opstellen.

Zakelijke mailbox of persoonlijke Outlook.com?

Beide maken op dezelfde manier verbinding, maar de verzendwijze verschilt. Een Microsoft 365-zakelijke mailbox (uw eigen domein, een werk- of schoolaccount) verstuurt dagelijks berichten naar duizenden ontvangers en is de juiste keuze voor een winkel. Een persoonlijke Outlook.com-, Hotmail- of Live-mailbox wordt door Microsoft beperkt tot enkele honderden ontvangers per dag, en voor een nieuw of zelden gebruikt account geldt een lagere limiet totdat Microsoft het account heeft geverifieerd. Wanneer de limiet is bereikt, weigert Microsoft de rest van de dag alle verdere verzendingen met de melding Dagelijkse limiet voor berichten/ontvangers overschreden en vraagt het u om het account te verifiëren; de app registreert deze verzendingen als mislukt en stuurt u één keer per dag een e-mail zolang deze situatie voortduurt. Indien uw winkel meer dan een handvol e-mails per dag verstuurt, sluit dan in plaats daarvan een zakelijke mailbox of een SMTP-server aan.

Videogids

De video heeft geen geluid; pas de afspeelsnelheid daarom aan naar uw eigen voorkeur.

Koppel uw Microsoft 365-account

Open in de Shopify-beheerdersinterface het gedeelte Apps, selecteer Workflow Transactional Email en klik vervolgens op E-mailafzenders. Klik in het gedeelte Gekoppelde accounts op Verbindingen beheren.

Zoek op de pagina Gekoppelde accounts naar Microsoft 365 en klik op Koppelen.

Er wordt een autorisatievenster van Microsoft geopend. Meld u aan bij de mailbox die u wilt gebruiken en verleen toegang.

Nadat u de autorisatie hebt verleend, keert u terug naar Verbonden accounts. De Microsoft 365-verbinding geeft de status Verbonden weer en de mailbox verschijnt onder Afzenders.

Mocht u de machtigingen later willen uitbreiden, gebruik dan de optie Opnieuw verbinden op dezelfde kaart in plaats van het account te verwijderen en vervolgens opnieuw toe te voegen.

Verzenden vanuit een gedeelde mailbox of een Microsoft 365-groep

Het gekoppelde account kan ook berichten verzenden vanuit een gedeelde mailbox of een Microsoft 365-groep (bijvoorbeeld sales@ of support@), mits uw Microsoft 365-beheerder de gekoppelde mailbox de bevoegdheid Verzenden als of Verzenden namens heeft toegekend. Klik op de kaart van het gekoppelde account op** 'Gedeelde mailbox** toevoegen', voer het adres in en selecteer het juiste type: 'Gedeelde mailbox' voor een gedeelde mailbox, 'Microsoft 365-groepsmailbox' voor een groep. Het type is van belang, omdat Microsoft beide op verschillende manieren verwerkt: een gedeelde mailbox wordt rechtstreeks geadresseerd, terwijl een bericht namens een groep vanuit de gekoppelde mailbox wordt verzonden met de groep als ‘Van’-adres, net zoals Outlook dit doet. De app controleert de toegang onmiddellijk door een bericht van één regel vanaf dat adres naar de gekoppelde mailbox zelf te verzenden.

Bij Verzenden als zien ontvangers alleen het gedeelde adres of de groep. Bij Verzenden namens geeft hun e-mailprogramma de gekoppelde mailbox weer ‘namens’ de groep. Voor een groep komt de verzonden kopie terecht in de map ‘Verzonden items’ van de gekoppelde mailbox, tenzij uw beheerder de optie heeft ingeschakeld om een kopie in de groep te bewaren.

De naam van de afzender is afkomstig uit Microsoft 365, niet uit de app

De app verstuurt elk bericht met de ‘Van’-naam die u voor de afzender hebt ingevoerd (of de Van-naam van de Shopify Flow-stap), maar Microsoft 365 vervangt deze door de weergavenaam van de mailbox of groep in uw directory voordat het bericht uw tenant verlaat. Een groep met de naam „FM Sales“ in Microsoft 365 wordt weergegeven als „FM Sales“, zelfs als de afzender in de app „Flying Mushroom Sales“ is. Om te wijzigen wat ontvangers te zien krijgen, wijzigt u de naam van de mailbox, de gebruiker of de groep in het Microsoft 365-beheercentrum (Teams & groepen > Actieve teams & groepen voor een groep, Gebruikers voor een mailbox). De nieuwe naam is van toepassing op berichten die na de wijziging worden verzonden. Google- en SMTP-afzenders tonen de naam die u in de app invoert.

Een test-e-mail verzenden

Voordat u dit in een workflow integreert, dient u een testbericht te verzenden om te controleren of de mailbox werkt. Ga terug naar E-mailafzenders en klik op Test-e-mail verzenden.

Selecteer in het dialoogvenster uw gekoppelde Microsoft 365-afzender in het veld Afzender, voer een bestemming in bij E-mailadres ontvanger en klik vervolgens op Verzenden.

Controleer de inbox van de ontvanger. Als het bericht is aangekomen, is de verbinding klaar voor gebruik. Dit is de snelste manier om te controleren of de mailbox, de machtigingen en de configuratie van de afzender allemaal correct zijn, voordat u iets in Shopify Flow gaat opzetten.

Gebruik de afzender in Shopify Flow

Maak in Shopify Flow een workflow aan en kies de trigger Klanttags toegevoegd. Om alleen voor specifieke tags een bericht te verzenden, voegt u een voorwaarde toe, bijvoorbeeld: Toegevoegde tags bevatten ten minste één van de volgende: vip.

Shopify FlowEen Shopify Flow-workflow met een trigger, een voorwaarde en de actie Send Transactional Emailaction](https://cdn-dev.eu.codecreationlabs.cloud/crm-tool/uploads/SjJ78gKLnLlocopCui3Cs62dJbGZ7F1n/ced2faf4f965129e.png)

Voeg de actie Send Transactional Email toe. Stel To Email(s) in op de e-mailvariabele van de klant, zodat het bericht wordt verzonden naar de klant die de workflow heeft geactiveerd:

{{customer.defaultEmailAddress.emailAddress}}

Send Transactional EmailDe actie Send Transactional Email waarbij het e-mailadres van de klant in het veld ‘Aan’ staat](https://cdn-dev.eu.codecreationlabs.cloud/crm-tool/uploads/SjJ78gKLnLlocopCui3Cs62dJbGZ7F1n/72a555c2ee659fd1.png)

Scroll naar het einde van de instellingen van de actie en klik op E-mail configureren (klik op Configuratie openen zodra de stap is ingesteld). Hierdoor wordt het configuratiescherm geopend waarin u de afzender en de lay-out kunt kiezen.

Selecteer uw gekoppelde Microsoft 365-account onder Verzenden vanuit en kies de lay-out onder Lay-out. In het voorbeeld hieronder wordt de gekozen lay-out met de onderwerpregel weergegeven, zodat u kunt controleren of dit de juiste is. Klik op Opslaan, wacht tot onderaan de pagina de melding Configuratie succesvol opgeslagen verschijnt en klik vervolgens op Afsluiten.

Sla de workflow op en schakel deze in. Voeg de tag toe aan een klant, waarna het bericht via uw gekoppelde Microsoft 365-mailbox wordt verzonden.

Wat deze workflow doet

Shopify Flow controleert of er wijzigingen in klanttags plaatsvinden en geeft de klantgegevens vervolgens door aan Send Transactional Email. Deze actie geeft de door u geselecteerde lay-out weer en verstuurt deze via de Microsoft 365-afzender die u hebt gekozen onder Send from.

De inhoud van het uitgaande bericht is volledig afkomstig van de lay-out die is geselecteerd in Lay-out. Als u de tekst van de e-mail wilt wijzigen, bewerkt u de lay-out - niet de workflow.

Problemen oplossen

De afzender ontbreekt in de vervolgkeuzelijst Verzenden vanuit. Open de actie opnieuw, klik op Configuratie openen en controleer of de afzender in de lijst staat. Als dat niet het geval is, vernieuw dan de Shopify Flow-editor en open de actie opnieuw.

De e-mail komt niet aan. Verstuur eerst een bericht vanuit E-mailafzenders via de optie** Test-e-mail verzenden** en controleer of de juiste e-mailadressen voor de afzender en de ontvanger zijn gebruikt. Als het account al enige tijd geleden is gekoppeld en nieuwe machtigingen nodig heeft, gebruikt u de optie Opnieuw koppelen bij Gekoppelde accounts.

In de geschiedenis staat „Dagelijkse limiet voor berichten/ontvangers overschreden“ of „Verifieer uw account“. Microsoft heeft het verzenden vanuit een persoonlijke Outlook.com-mailbox tijdelijk stopgezet: de dagelijkse limiet is bereikt, of het account is nog niet geverifieerd. Meld u aan bij die mailbox in Outlook, volg de instructies die Microsoft in de inbox heeft geplaatst en wacht tot de dagelijkse limiet opnieuw is ingesteld. De app stuurt u hierover één keer per dag een e-mail zolang deze situatie voortduurt (zie Meldingen en waarschuwingen). Voor een winkel die meer dan een handvol e-mails per dag verstuurt, kunt u in plaats daarvan een Microsoft 365-zakelijke mailbox of een SMTP-server koppelen.

De foutmelding luidt dat het adres „een Microsoft 365-groep is, geen gedeelde mailbox”. Het adres is toegevoegd met het type Gedeelde mailbox****, maar Microsoft beschouwt het als een groep, waardoor de verzending anders verloopt. Verwijder die afzender en voeg deze opnieuw toe met het type Microsoft 365-groepsmailbox. Uw machtiging voor „Verzenden als” of „Verzenden namens” blijft ongewijzigd.

De functie Verifiëren meldt dat de machtiging Verzenden als ontbreekt, hoewel de beheerder deze heeft toegekend. Het kan tot een uur duren voordat wijzigingen in machtigingen in Microsoft 365 zijn doorgevoerd. Wacht even en klik nogmaals op Verifiëren. Als dit nog steeds niet lukt, controleer dan bij uw beheerder of de machtiging daadwerkelijk is toegekend aan de gekoppelde mailbox zelf, en niet aan een ander account.

Ontvangers zien een andere afzendernaam dan die in de app, of helemaal geen naam. Microsoft 365 vervangt de afzendernaam door de weergavenaam van de mailbox of groep in uw directory; wijzig deze daarom in het Microsoft 365-beheercentrum (zie hierboven). Als de ene e-mailclient een naam weergeeft en de andere alleen het adres, geldt hetzelfde: sommige clients, waaronder Thunderbird, tonen de naam uit uw eigen adresboek voor een bekend adres en vallen terug op het kale adres wanneer er geen naam is opgeslagen.

De workflow wordt helemaal niet uitgevoerd. Controleer of de workflow is ingeschakeld, of de trigger Toegevoegde klanttags is ingesteld en of de voorwaarde overeenkomt met de tag die u daadwerkelijk hebt toegepast - de tagvergelijking is exact.

Om de details van een fout bij een specifieke verzending te bekijken, opent u de Geschiedenis. Zie Geschiedenis en probleemoplossing.

Gerelateerd

• E-mail verzenden vanuit Shopify Flow met Google - dezelfde configuratie met een Google-mailbox.
• E-mail verzenden vanuit Shopify Flow via een aangepaste SMTP-server - maak in plaats daarvan gebruik van uw eigen e-mailserver.
• Een e-mailopmaak opstellen - ontwerp de e-mail die wordt verzonden.