Workflow Transactional EmailWorkflow Transactional Email

Een bestand toevoegen vanuit een bestelling of een metaveld van een klant

Veel apps slaan een bestand op bij de bestelling of de klant: een factuur of pakbon in PDF-formaat vanuit een facturatie-app, een certificaat of een ondertekend contract. Shopify slaat dit op in een metaveld, hetzij als bestand in uw ‘Shopify-bestanden’, hetzij als link naar het bestand. Deze app kan dat bestand toevoegen aan de e-mail die een Shopify Flow verstuurt, zonder dat u zelf iets handmatig hoeft te uploaden of te koppelen.

Hoe het werkt

  1. Een andere app (of uzelf) schrijft het bestand, of een link ernaar, weg in een metaveld van de bestelling of de klant. In uw Shopify-beheeromgeving vindt u dit onder Instellingen > Aangepaste gegevens > Bestellingen (of Klanten): een definitie van het type Bestand, URL of een tekstveld waarin een app een link wegschrijft.
  2. In een e-mailopmaak voegt u een bijlage toe en kiest u ‘Metaveld’ als bron; vervolgens selecteert u die definitie. In de keuzelijst wordt weergegeven wat elke optie bevat: een bestand, een link of een lijst met beide.
  3. In Shopify Flow bevat de stap ‘Transactionele e-mail verzenden’ of ‘Marketing-e-mail verzenden’ een veld ‘Bestelling’ en een veld ‘Klant’. Shopify Flow vult deze velden in op basis van de trigger, zodat een workflow die wordt gestart door ‘Aangemaakte bestelling’ al weet om welke bestelling het gaat.
  4. Zodra de e-mail is verzonden, leest de app dat metaveld bij die bestelling of klant, downloadt het bestand (van uw Shopify Files of via de link) en voegt het toe als bijlage. Een lijstmetaveld voegt elk item als bijlage toe.

In de lay-out wordt alleen de naam van het metaveld vermeld. In de workflow wordt aangegeven van welke bestelling of welke klant het gaat, zodat één lay-out voor elke bestelling kan worden gebruikt.

Het metaveld bevat Type definitie Wat de app doet
Een bestand van Shopify Bestand, Lijst met bestanden Volgt de verwijzing naar het bestand in uw Bestanden en downloadt het
Een link URL, lijst met URL’s of een tekstveld Het bestand wordt via die link gedownload. Alleen https://-links werken; een link die geen reactie geeft of naar iets anders verwijst dan een PDF-, afbeeldings-, CSV- of tekstbestand, leidt tot een mislukking van de verzending met de volgende reden:

Hoe dan ook wordt de grootte gecontroleerd op het moment dat de e-mail wordt verzonden, en niet in de editor; bijlagen via metavelden worden dus niet meegeteld in het totaal aantal bijlagen in de editor.

Stel het in

Rich text- en HTML-opmaak

Klik in het tabblad ‘Bijlagen’ onderaan de editor op ‘Toevoegen vanuit metaveld’. Kies ‘Bestelling’ of ‘Klant’ en vervolgens de definitie. In de rij worden de naam van de definitie, de inhoud ervan en de namespace.key weergegeven; met ‘Wijzigen’ kiest u een andere definitie.

Visuele lay-outs

Voeg een bijlageblok toe (of open er een) en wijs als bron ‘Metaveld’ aan. Als u ‘metaveld’ selecteert, wordt dezelfde keuzelijst geopend.

De toestemming

De app wordt geïnstalleerd zonder dat deze toegang heeft tot uw winkelgegevens. De eerste keer dat u een bestelling of een metaveld van een klant selecteert, vraagt de picker toestemming om de metavelden van die bron en de bestanden waarnaar deze verwijzen te lezen. Shopify toont een eigen toestemmingsvenster; na het klikken op ‘Bijwerken’ wordt de lijst met definities geladen.

U kunt elke toestemming te allen tijde bekijken en intrekken op de pagina ‘Toestemmingen’ van de app. Als u een toestemming intrekt, zal elke e-mail waarin een bijlage uit een dergelijk metaveld is opgenomen, mislukken totdat de toestemming opnieuw wordt verleend. Wat elke toestemming precies inhoudt - en wat niet - vindt u op Toestemmingen: welke gegevens de app uit uw winkel mag lezen.

Bestandsnaam

Standaard behoudt de bijlage de eigen bestandsnaam: de naam in uw „Shopify-bestanden” of het laatste deel van de link. Het veld „Bestandsnaam” overschrijft deze naam en ondersteunt Liquid, bijvoorbeeld invoice-{{ variables.order_name }}.pdf. Wanneer een metaveld van het type „lijst” meerdere vermeldingen bevat, wordt aan de overschreven naam voor de tweede en volgende vermeldingen -2 en -3 toegevoegd.

Wanneer het metaveld leeg is

De app die het bestand aanmaakt, wordt vaak pas enkele seconden na de trigger uitgevoerd, zodat het metaveld op het moment dat de e-mailstap wordt uitgevoerd nog leeg kan zijn. Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van het selectievakje ‘Optioneel’ bij de bijlage:

Optioneel Gedrag
Uit (standaard) De e-mail is nog niet verzonden. De app geeft Shopify Flow de opdracht om de stap opnieuw uit te voeren, waarna Shopify Flow de e-mail even later opnieuw verstuurt; de e-mail wordt verzonden zodra het bestand beschikbaar is.
Op De e-mail wordt zonder deze bijlage verzonden.

Laat het uitgeschakeld voor een factuur die er zeker in moet staan. Schakel het in voor een bestand dat slechts bij sommige bestellingen voorkomt.

Vereisten en beperkingen

  • Voor de Shopify Flow-stap moet het veld ‘Bestelling’ of ‘Klant’ worden ingevuld. Stappen die vóór deze release zijn toegevoegd, beschikken nog niet over deze velden: verwijder de stap in de Shopify Flow-editor en voeg deze vervolgens opnieuw toe.
  • Bestanden van maximaal 10 MB per stuk; PDF-, afbeeldings-, CSV-, platte tekst- en kalenderbestanden. Video’s en 3D-modellen worden overgeslagen.
  • Links moeten beginnen met https:// en zonder inloggegevens toegankelijk zijn. Een link die doorverwijst naar een adres zonder https of naar een privénetwerk, wordt geweigerd.
  • Bestellingen van de afgelopen 60 dagen. Met Shopify kunnen apps alleen recente bestellingen opvragen. Bij een workflow met betrekking tot een oudere bestelling mislukt het verzenden en wordt er een duidelijke foutmelding weergegeven.
  • Microsoft 365 weigert berichten met bijlagen van in totaal meer dan 4 MB; zie Bijlagen en afbeeldingen.

Wat u in Geschiedenis ziet

Elke uitkomst wordt weergegeven op de pagina ‘Geschiedenis’. Een stap zonder bestelling, een ingetrokken toestemming, een bestellingsShopify niet kan vinden, een link die niet reageert of een bestand dat de limiet overschrijdt, wordt geregistreerd als ‘Mislukt’, met vermelding van de reden en wat er moet worden aangepast. Een leeg metaveld waarbij ‘Optioneel’ is uitgeschakeld, vormt geen fout: Shopify Flow toont de herhalingspogingen en de verzending wordt weergegeven zodra het bestand beschikbaar is. Bij een ‘Opnieuw verzenden’ vanuit de Geschiedenis wordt dezelfde bestelling of klant opnieuw gelezen.

Probeer het eens uit

Bij het verzenden van een test-e-mail in de lay-outeditor is er geen bestelling of klant waarop de e-mail is gebaseerd; daarom wordt de e-mail zonder bijlagen in de metavelden verzonden. Om de bijlage te testen, voert u de workflow in Shopify Flow uit op een bestelling waarvoor het bestand al beschikbaar is, of gebruikt u de testfunctie ‘Uitvoeren in Shopify Flow’ met een dergelijke bestelling.

Gerelateerd