Eine Datei aus einem Metafeld einer Bestellung oder eines Kunden anhängen

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Hängen Sie Dateien aus Metafeldern von Bestellungen oder Kunden automatisch an E-Mails aus Shopify Flow an, ganz ohne manuellen Upload.

Viele Apps speichern eine Datei zur Bestellung oder zum Kunden: eine Rechnung oder einen Lieferschein als PDF aus einer Rechnungs-App, ein Zertifikat oder einen unterzeichneten Vertrag. Shopify speichert diese Datei in einem Metafeld, entweder als Datei in Ihren „Shopify-Dateien“ oder als Link zu dieser Datei. Diese App kann diese Datei an die E-Mail anhängen, die ein Shopify Flow versendet, ohne dass Sie etwas manuell hochladen oder verlinken müssen.

So funktioniert es

Eine andere App (oder Sie selbst) schreibt die Datei oder einen Link dazu in ein Metafeld der Bestellung oder des Kunden. In Ihrem Shopify-Adminbereich finden Sie dies unter „Einstellungen“ > „Benutzerdefinierte Daten“ > „Bestellungen“ (oder „Kunden“): eine Definition vom Typ „Datei“, „URL“ oder ein Textfeld, in das eine App einen Link einträgt.
In einem E-Mail-Layout fügen Sie einen Anhang hinzu, wählen „Metafeld“ als Quelle aus und wählen anschließend die entsprechende Definition aus. Die Auswahlliste zeigt an, was die einzelnen Optionen enthalten: eine Datei, einen Link oder eine Liste aus beidem.
In Shopify Flow verfügt der Schritt „Transaktions-E-Mail senden“ oder „Marketing-E-Mail senden“ über ein Feld „Bestellung“ und ein Feld „Kunde“. Flow füllt diese Felder anhand des Triggers aus, sodass ein durch „Bestellung erstellt“ gestarteter Workflow bereits weiß, um welche Bestellung es sich handelt.
Wenn die E-Mail versendet wird, liest die App dieses Metafeld der jeweiligen Bestellung oder des jeweiligen Kunden aus, lädt die Datei herunter (entweder aus Ihren „Shopify-Dateien“ oder über den Link) und fügt sie als Anhang hinzu. Bei einem Listen-Metafeld werden alle Einträge als Anhang hinzugefügt.

Im Layout wird lediglich das Metafeld benannt. Der Workflow gibt an, um wessen Bestellung oder welchen Kunden es sich handelt, sodass ein einziges Layout für alle Bestellungen verwendet wird.

Ein neu hinzugefügter Schritt „Transaktions-E-Mail senden“ in Shopify Flow, bei dem das Feld „Bestellung“ auf „order.id“ und das Feld „Kunde“ auf „order.customer.id“ gesetzt ist, oberhalb der Felder „An“, „CC“ und „BCC“ — Der Schritt unter Shopify Flow: „Bestellung“ und „Kunde“ werden über den Auslöser, in diesem Fall einen Bestell-Workflow, ausgefüllt. Ein vor Version 1.17 hinzugefügter Schritt verfügt nicht über diese Angaben; löschen Sie ihn und fügen Sie ihn erneut hinzu.

Dateien und Links

Das Metafeld enthält	Definitionstyp	Was die App leistet
Eine Datei aus der Shopify	Datei, Liste der Dateien	Folgt dem Verweis auf die Datei in Ihrem Ordner „Dateien“ und lädt diese herunter
Ein Link	URL, Liste von URLs oder ein Textfeld	Lädt die Datei über diesen Link herunter. Es funktionieren ausschließlich `https://`-Links; ein Link, der keine Antwort liefert oder auf etwas anderes als eine PDF-, Bild-, CSV- oder Textdatei verweist, führt zu einem Fehlschlag des Versands mit folgender Begründung:

In jedem Fall wird die Größe beim Versenden der E-Mail überprüft, nicht im Editor; daher werden Anhänge aus Metafelder nicht zur Gesamtzahl der Anhänge im Editor hinzugerechnet.

Richten Sie es ein

Rich-Text- und HTML-Layouts

Klicken Sie in der Registerkarte „Anhänge“ am unteren Rand des Editors auf „Aus Metafeld hinzufügen“. Wählen Sie „Bestellung“ oder „Kunde“ und anschließend die Definition aus. In der Zeile werden der Name der Definition, ihr Inhalt und der Wert namespace.key angezeigt; mit „Ändern“ wählen Sie eine andere aus.

Die Karte „Anhänge“ eines Rich-Text-Layouts mit den Schaltflächen „Anhang hinzufügen“, „Von URL hinzufügen“ und „Aus Metafeld hinzufügen“ — Die Karte „Anhänge“ eines Rich-Text- oder HTML-Layouts: „Aus Metafeld hinzufügen“ neben den Schaltflächen „Hochladen“ und „URL“.

Visuelle Layouts

Fügen Sie einen Anhangsblock hinzu (oder öffnen Sie einen) und stellen Sie dessen Quelle auf „Metafeld“ um. Wenn Sie „Metafeld“ auswählen, wird derselbe Auswahldialog geöffnet.

Ein Anhangsblock im visuellen Builder, dessen Quelle auf „Metafeld“ umgestellt wurde, die Schaltfläche „Metafeld auswählen“, die Überschreibung des Dateinamens und das Kontrollkästchen „Optional“ — Der Anhangsblock mit „Metafeld“ als Quelle: Wählen Sie die Definition aus, überschreiben Sie den Dateinamen und legen Sie fest, ob ein leeres Metafeld die E-Mail zurückhält.

Das Dialogfeld „Datei aus einem Metafeld anhängen“, in dem „Bestellung“ als Ressource ausgewählt ist und die Definitionen „Rechnungs-PDF (Datei)“ und „Rechnungs-URL (Link)“ unterhalb eines Suchfelds aufgeführt sind — Die Auswahl: Zuerst „Bestellung“ oder „Kunde“, dann die Definitionen dieser Ressource, jeweils mit den zugehörigen Angaben. „Rechnungs-PDF“ ist ausgewählt.

Der Anhangsblock nach Auswahl des Metafelds: „Rechnungs-PDF“, „Datei“, „Bestellung custom.invoice_pdf“, eine Schaltfläche „Metafeld ändern“, die Möglichkeit zur Überschreibung des Dateinamens und das Kontrollkästchen „Optional“ — Der Block nach der Auswahl: der Name der Definition, ihr Inhalt und ihr „namespace.key“. Mit „Metafeld ändern“ wählen Sie ein anderes aus.

Die Erlaubnis

Die App wird ohne Zugriff auf Ihre Shop-Daten installiert. Wenn Sie zum ersten Mal ein Metafeld für eine Bestellung oder einen Kunden auswählen, fordert der Picker die Berechtigung an, die Metafelder dieser Ressource sowie die Dateien, auf die diese verweisen, zu lesen. Shopify zeigt einen eigenen Einwilligungsdialog an; nach dem Klicken auf „Aktualisieren“ wird die Liste der Definitionen geladen.

Sie können jede Berechtigung jederzeit auf der Seite „Berechtigungen“ der App einsehen und widerrufen. Der Widerruf einer Berechtigung führt dazu, dass jede E-Mail, die eine Datei aus einem solchen Metafeld enthält, fehlschlägt, bis die Berechtigung erneut erteilt wird. Was die einzelnen Berechtigungen beinhalten und was nicht, finden Sie unter Berechtigungen: Welche Daten die App aus Ihrem Shop auslesen darf.

Die Seite „Berechtigungen“, auf der „Bestellungen“ und „Dateien“ als „Gewährt“ mit Schaltflächen zum Widerrufen sowie „Kunden“ und „Rabatte“ als „Nicht gewährt“ mit Schaltflächen zum Gewähren aufgeführt sind, jeweils mit ihrem jeweiligen Geltungsbereich — Die Seite „Berechtigungen“: Jede optionale Berechtigung mit ihrem Geltungsbereich, unabhängig davon, ob sie erteilt wurde oder nicht, sowie eine Schaltfläche zum Erteilen oder Widerrufen der Berechtigung. Hier wurden die Berechtigungen für „Bestellungen“ und „Dateien“ über die Auswahlliste erteilt.

Dateiname

Standardmäßig behält der Anhang den Namen der Datei bei: den Namen in Ihren „Shopify-Dateien“ oder den letzten Teil des Links. Das Feld „Dateiname“ überschreibt diesen Namen und unterstützt Liquid, zum Beispiel invoice-{{ variables.order_name }}.pdf. Wenn ein Metafeld mehrere Einträge enthält, wird an die Überschreibung für den zweiten und alle folgenden Einträge -2 bzw. -3 angehängt.

Wenn das Metafeld leer ist

Die App, die die Datei schreibt, wird oft erst einige Sekunden nach dem Trigger ausgeführt; daher kann das Metafeld zum Zeitpunkt der Ausführung des E-Mail-Schritts noch leer sein. Was dann geschieht, hängt vom Kontrollkästchen „Optional“ des Anhangs ab:

Optional	Verhalten
Aus (Standard)	Die E-Mail wurde noch nicht versendet. Die App weist Shopify Flow an, den Schritt erneut auszuführen, und Shopify Flow versendet sie wenig später erneut; die E-Mail wird versendet, sobald die Datei vorliegt.
Am	Die E-Mail wird ohne diesen Anhang versendet.

Lassen Sie diese Option bei einer Rechnung, die unbedingt enthalten sein muss, deaktiviert. Aktivieren Sie sie bei einer Datei, die nur bei einigen Bestellungen vorhanden ist.

Anforderungen und Einschränkungen

Für den Shopify Flow-Schritt muss das Feld „Bestellung“ oder „Kunde“ festgelegt werden. Schritte, die vor dieser Version hinzugefügt wurden, verfügen noch nicht über diese Felder: Löschen Sie den Schritt im Shopify Flow-Editor und fügen Sie ihn erneut hinzu.
Dateien mit einer Größe von jeweils bis zu 10 MB; PDF-, Bild-, CSV-, Nur-Text- und Kalenderdateien. Videos und 3D-Modelle werden übersprungen.
Links müssen mit https:// beginnen und ohne Anmeldung aufrufbar sein. Ein Link, der zu einer Nicht-HTTPS-Adresse oder in ein privates Netzwerk weiterleitet, wird abgelehnt.
Bestellungen der letzten 60 Tage. Über Shopify können Apps nur aktuelle Bestellungen abrufen. Bei einem Workflow, der auf einer älteren Bestellung basiert, schlägt der Versand mit einer eindeutigen Meldung fehl.
Microsoft 365 lehnt Nachrichten ab, deren Anhänge insgesamt mehr als 4 MB groß sind; siehe Anhänge und Bilder.

Was Sie im Fach Geschichte sehen

Jedes Ergebnis wird auf der Seite „Verlauf“ angezeigt. Ein Schritt ohne Bestellung, eine widerrufene Berechtigung, eine Bestellung, die Shopify nicht finden kann, ein Link, der nicht reagiert, oder eine Datei, die das zulässige Limit überschreitet, wird als „Fehlgeschlagen“ mit Angabe des Grundes und der erforderlichen Korrekturmaßnahmen protokolliert. Ein leeres Metafeld mit deaktivierter Option „Optional“ stellt keinen Fehler dar: Shopify Flow zeigt die Wiederholungsversuche an, und der Versand wird angezeigt, sobald die Datei vorliegt. Bei einem „Erneuten Versand“ aus dem Verlauf wird derselbe Auftrag oder Kunde erneut gelesen.

Ein „History“-Ereignis einer E-Mail mit Rücksendeanweisungen, deren Anforderungsdaten die „orderId“ der Bestellung enthalten, aus der die Rechnung ausgelesen wurde — Eine E-Mail mit einem Anhang aus einem Metafeld in „Verlauf“: Die Anforderungsdaten protokollieren, welche Bestellung gelesen wurde, sodass ein „Erneut senden“ diese erneut liest.

Probieren Sie es aus

Die Funktion „Test-E-Mail senden“ im Layout-Editor kann auf keine Bestellung und keinen Kunden zurückgreifen, daher wird die E-Mail ohne Metafeld-Anhänge versendet. Um den Anhang zu testen, führen Sie den Workflow in „Flow“ für eine Bestellung aus, die die Datei bereits enthält, oder nutzen Sie den Test „In einem Shopify Flow ausführen“ mit einer solchen Bestellung.