Daten, Datenschutz und Sicherheit

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Erfahren Sie, welche Daten Workflow Transactional Email speichert, wo sie liegen und wie Anmeldedaten für Shopify Flow verschlüsselt werden.

Was diese App speichert, wo sich die Daten befinden und wie sie geschützt werden. Falls Sie diese Informationen für eine Compliance-Prüfung benötigen, sollten diese Seite sowie unsere Datenschutzerklärung unter , unsere Datenschutzerklärung unter und unsere Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) unter sowie alle erforderlichen Informationen enthalten.

Welche Shopify-Daten die App auslesen kann

Die App wird ohne jegliche Zugriffsberechtigungen installiert. Sie kann weder Ihre Produkte, Bestellungen, Kunden noch sonstige Shop-Daten einsehen. Kundendaten gelangen nur deshalb in eine E-Mail, weil Sie diese von Shopify Flow über die Felder des Schritts und das Feld „Variablen (JSON)“ übergeben. Shopify Flow liest Ihre Shop-Daten aus; Sie entscheiden, welche Daten weitergegeben werden. Wenn Sie lediglich eine Bestellnummer übermitteln, sehen wir ausschließlich diese Bestellnummer.

Seit Version 1.17 gibt es vier optionale Berechtigungen für zwei Funktionen: das Anhängen der Datei, auf die ein Metafeld einer Bestellung oder eines Kunden verweist (beispielsweise eine PDF-Rechnung, die von einer anderen App in der Bestellung gespeichert wurde), und das Erstellen eines eindeutigen Rabattcodes für eine E-Mail, deren Layout dies erfordert. Bei der Installation wird keine dieser Berechtigungen erteilt. Die App fordert die Berechtigung an, sobald Sie eine solche Funktion zum ersten Mal einrichten; Shopify zeigt einen eigenen Einwilligungsdialog an, und auf der Seite „Berechtigungen“ der App werden alle erteilten Berechtigungen mit einer Schaltfläche „Widerrufen“ aufgelistet.

Genehmigung	Verwendet für
Bestellungen lesen	Das eine Metafeld, das im Layout genannt wird, in der einen Bestellung, auf die sich der Shopify Flow-Schritt bezieht
Kunden lesen	Das Gleiche gilt für ein Kunden-Metafeld
Dateien lesen	Umwandlung des Dateiverweises in einem Metafeld in die Datei selbst
Rabatte verbuchen	Erstellung eines Einmal-Rabattcodes, wenn eine E-Mail mit dem Block „Einmal-Code erstellen“ versendet wird. Es werden keine Daten ausgelesen; andere Rabatte werden weder geändert noch gelöscht.

Selbst bei erteilter Berechtigung liest die App von sich aus nichts aus: Erst wenn eine E-Mail mit einem solchen Anhang versendet wird, wird ausschließlich das betreffende Metafeld dieser Ressource sowie die Datei, auf die es verweist, ausgelesen. Es werden weder Namen, Adressen, E-Mail-Adressen noch Artikel ausgelesen, und die Datei wird für diesen Versand heruntergeladen, angehängt und anschließend gelöscht. Ein erstellter Rabattcode enthält keine personenbezogenen Daten und wird zusammen mit dem Versand im Verlauf gespeichert. Einzelheiten und die genauen Zugriffsbereiche finden Sie unter Berechtigungen: Welche Daten die App aus Ihrem Shop auslesen darf.

Was wird gespeichert?

Daten	Warum	Wie lange
E-Mail-Layouts, HTTP-Anfragen, Voreinstellungen	Ihre Konfiguration	Solange Sie diese nicht löschen oder deinstallieren
Absenderkonfiguration	SMTP-Host / Port / Anmeldedaten oder OAuth-Token	Solange Sie den Absender nicht entfernen oder das Programm deinstallieren
Geheimnisse	Werte, die Sie bewusst speichern	Solange Sie diese nicht löschen oder deinstallieren
Aktionsverlauf	Status, Zeitablauf, bearbeitete Anfrage und Antwort für jeden Durchlauf	Wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht
Liste zum Abmelden	Empfänger, die sich vom Erhalt Ihrer Marketing-E-Mails abgemeldet haben: ein Hash der Adresse zum Abgleich sowie die verschlüsselte Adresse selbst	Bis Sie das Abonnement erneut abschließen, Shopify eine Löschanforderung für diesen Kunden sendet oder Sie die Software deinstallieren
Hochgeladene Dateien	In Layouts verwendete Bilder und Anhänge	Bis zur Löschung oder Deinstallation
Verkaufsstatistik	Ihre MyShopify-Domain, Ihre Shop-E-Mail-Adresse, Ihre Pläne	Bis Sie das Programm deinstallieren

Der Aktionsverlauf ist dabei besonders zu beachten. Er protokolliert, was tatsächlich gesendet wurde; bei einer E-Mail umfasst dies die Empfängeradressen und die aufgelösten Variablen - und bei der Aktion „HTTP-Anfrage“ die Anfrage und die Antwort. Dies ermöglicht die Fehlerbehebung - es handelt sich dabei jedoch auch um personenbezogene Daten; behandeln Sie den Verlauf daher im Rahmen Ihrer eigenen Compliance-Maßnahmen als Kundendaten. Der Verlauf wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Vertrauliche Werte werden aus dem Protokoll entfernt, bevor dieses geschrieben wird, sodass ein gespeichertes Token niemals in Ihren Protokollen erscheint.

Wo es vorkommt

In der Europäischen Union läuft alles auf Google Cloud, Region „europe-west1“ (Belgien). Datenbanken, Caches, Dateispeicher und Anwendungsprotokolle werden in dieser Region gespeichert und dabei im Ruhezustand verschlüsselt. Wir verwenden keine Anforderungsverfolgung.

Wie Zugangsdaten geschützt werden

Alles, was zum Versenden genutzt werden könnte, wird zusätzlich zur Verschlüsselung auf Festplattenebene mit einer zweiten Verschlüsselungsebene versehen:

SMTP-Benutzernamen und -Passwörter
Microsoft 365 und Google: OAuth-Zugangs- und Aktualisierungstoken
Ihre gespeicherten Geheimnisse
Shopify Sitzungstoken

Diese werden mithilfe eines speziellen Schlüsselverwaltungsdienstes individuell verschlüsselt und erst im Arbeitsspeicher entschlüsselt, sobald eine Aktion ausgeführt wird. Klartext wird niemals auf die Festplatte geschrieben.

Jede Entschlüsselung eines geschützten Wertes wird in einem internen Zugriffsprotokoll erfasst.

Was die Empfänger erhalten

E-Mails werden über Ihr Postfach versendet, nicht über unseres - also über Ihren Microsoft 365-Mandanten, Ihr Google Workspace-Konto oder Ihren SMTP-Anbieter. Wir übergeben die Nachricht an Ihren Anbieter, und sie wird unter Ihrer Domain zugestellt. Neue E-Mail-Schritte werden stets über ein Postfach oder einen SMTP-Server versendet, den Sie verbinden. Schritte, die vor der Abschaffung des gemeinsamen Standardabsenders gespeichert wurden, verwenden diesen weiterhin, bis Sie einen eigenen Absender auswählen. Siehe E-Mail-Zustellbarkeit.

Der gerenderte HTML-Code der E-Mail wird vor dem Versand bereinigt: Skripte, Ereignisbehandler, URLs vom Typ javascript:, Iframes und Formularelemente werden entfernt, sodass ein aus Shopify Flow übermittelter Wert im Posteingang eines Empfängers nicht zu aktivem Inhalt werden kann.

Marketing-E-Mails und die Abmelde-Liste

Ein Marketing-Layout versendet pro Empfänger eine E-Mail, wobei jede E-Mail einen eigenen Link zum Abbestellen enthält. Der Link enthält ein verschlüsseltes Token, das Ihren Shop, den Empfänger, das Layout und die Sprache der E-Mail angibt; die Adresse ist im Link nicht lesbar, sodass sie nicht aus E-Mail-Protokollen, Proxys oder einer weitergeleiteten E-Mail extrahiert werden kann, und ein geänderter Link wird abgelehnt. Beim Öffnen des Links wird eine Bestätigungsseite mit der maskierten Adresse angezeigt; nur die Schaltfläche auf dieser Seite oder die Ein-Klick-Abmeldeschaltfläche im E-Mail-Client des Empfängers protokolliert die Abmeldung.

Die Abmeldeliste speichert jede Adresse zweimal: als Hash, damit ein Absender seine Empfänger überprüfen kann, ohne etwas entschlüsseln zu müssen, und verschlüsselt mit demselben Schlüsselverwaltungsdienst wie Ihre Anmeldedaten, damit die Seite „Abmeldungen“ und der CSV-Export Ihnen diese anzeigen können. Die Adresse wird ausschließlich auf unseren Servern entschlüsselt, und zwar speziell für diese Seite und diesen Export. Adressen werden niemals in Anwendungsprotokollen gespeichert. Siehe Marketing-E-Mails und Abmeldungen.

Ausgehende Anfragen

Von Ihnen konfigurierte HTTP-Anfragen werden vor dem Verbindungsaufbau überprüft. Anfragen an interne oder private Netzwerkadressen - Loopback, Link-Local, Cloud-Metadaten-Endpunkte, private Adressbereiche - werden abgelehnt, auch im Falle einer Weiterleitung. Weiterleitungen sind begrenzt und die Größe der Antworten ist begrenzt. Alle in einer Antwort zurückgegebenen personenbezogenen Daten werden an Shopify Flow weitergeleitet und können im Ausführungsverlauf gespeichert werden (der nach 30 Tagen gelöscht wird). Die gleichen Prüfungen gelten für eine Datei, die die App als Anhang abruft, unabhängig davon, ob diese von einer URL stammt, die Ihr Workflow übergibt, oder aus einem Metafeld.

Löschung

Der Verlauf wird nach 30 Tagen gelöscht. Der Versand- und Ausführungsverlauf, der älter als 30 Tage ist, wird automatisch gelöscht, unabhängig von einer Deinstallation.

Durch die Deinstallation wird alles gelöscht. Layouts, Absender, Geheimnisse, der Verlauf, die Abmeldeliste und hochgeladene Dateien werden entfernt. Der Vorgang erfolgt sofort und ist nicht rückgängig zu machen. Exportieren Sie daher bitte zunächst alle Daten, die Sie behalten möchten.

DSGVO-Anfragen von Shopify werden automatisch bearbeitet. Shopify sendet die Webhooks „mandatory data-request“, „customer-redact“ und „shop-redact“; die App verarbeitet diese und löscht die entsprechenden Daten, einschließlich des Eintrags des Kunden in der Abmeldeliste.

Das Löschen einzelner Datensätze wird sofort wirksam und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Unterauftragnehmer

Google Cloud (europe-west1, Belgien) - Hosting, Datenbanken, Speicher, Schlüsselverwaltung
Ihr verbundener E-Mail-Anbieter - Ihr Microsoft 365-, Google Workspace- oder eigener SMTP-Server, der nur dann verwendet wird, wenn Sie einen solchen zum Versenden von E-Mails verbinden
Shopify - die Plattform, mit der die App Daten austauscht und - sofern die optionalen Berechtigungen erteilt wurden - das ausgewählte Metafeld ausliest und Rabattcodes erstellt in
Amazon Web Services (Frankfurt, Deutschland) - Zustellung der app-eigenen Benachrichtigungs-E-Mails an Sie sowie der gespeicherten E-Mail-Schritte ohne eigenen Absender

Die vollständige, verbindliche Liste finden Sie unter sowie in Anhang 3 unserer Datenschutzvereinbarung (DPA) unter.

Fragen

Wenn Sie Fragen zu einer Datenschutzvereinbarung (DPA), einem Sicherheitsfragebogen oder einem bestimmten Compliance-Thema haben, wenden Sie sich bitte über das Hilfe-Center oder per E-Mail an support@codecreationlabs.com an uns.