Daten, Datenschutz und Sicherheit

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Welche Daten Workflow Transactional Email für Shopify Flow speichert, wo sie liegen, wie Zugangsdaten verschlüsselt und DSGVO-Löschanträge behandelt werden.

Was diese App speichert, wo sich die Daten befinden und wie sie geschützt werden. Falls Sie diese Informationen für eine Compliance-Prüfung benötigen, sollten diese Seite sowie unsere Privacy und DPA alle erforderlichen Informationen enthalten.

Welche Shopify-Daten die App auslesen kann

Die App wird ohne jegliche Zugriffsberechtigungen installiert. Sie kann weder Ihre Produkte, Bestellungen, Kunden noch sonstige Shop-Daten einsehen. Kundendaten gelangen nur deshalb per E-Mail an Sie, weil Sie diese aus Shopify Flow über die Felder des Schritts und das Feld „Variablen (JSON)“ übergeben. Shopify Flow liest Ihre Shop-Daten aus; Sie entscheiden, welche Daten weitergegeben werden sollen. Wenn Sie lediglich eine Bestellnummer übermitteln, sehen wir ausschließlich diese Bestellnummer.

Seit Version 1.17 gibt es vier optionale Berechtigungen für zwei Funktionen: das Anhängen der Datei, auf die ein Metafeld einer Bestellung oder eines Kunden verweist (beispielsweise eine Rechnungs-PDF-Datei, die von einer anderen App in der Bestellung gespeichert wurde), und das Erstellen eines eindeutigen Rabattcodes für eine E-Mail, deren Layout dies erfordert. Bei der Installation wird keine dieser Berechtigungen erteilt. Die App fordert die Berechtigung an, sobald Sie eine solche Funktion zum ersten Mal einrichten; Shopify zeigt seinen eigenen Einwilligungsdialog an, und auf der Seite „Berechtigungen“ der App werden alle erteilten Berechtigungen mit einer Schaltfläche „Widerrufen“ aufgelistet.

Genehmigung	Verwendet für
Bestellungen lesen	Das eine Metafeld, das im Layout benannt ist, in der einen Bestellung, auf die sich der Shopify Flow-Schritt bezieht
Kunden lesen	Das Gleiche gilt für ein Kunden-Metafeld
Dateien lesen	Umwandlung des Dateiverweises in einem Metafeld in die Datei selbst
Rabatte verbuchen	Erstellung eines Einmal-Rabattcodes beim Versand einer E-Mail mit dem Block „Einmaligen Code erstellen“. Es werden keine Daten ausgelesen; andere Rabatte werden weder geändert noch gelöscht.

Selbst mit einer erteilten Berechtigung liest die App von sich aus nichts aus: Erst wenn eine E-Mail mit einem solchen Anhang versendet wird, wird ausschließlich das betreffende Metafeld dieser Ressource sowie die Datei, auf die es verweist, ausgelesen. Namen, Adressen, E-Mail-Adressen oder Artikel werden nicht ausgelesen, und die Datei wird für diesen Versand heruntergeladen, angehängt und anschließend gelöscht. Ein erstellter Rabattcode enthält keine personenbezogenen Daten und wird zusammen mit dem Versand im Verlauf gespeichert. Einzelheiten und die genauen Berechtigungsumfänge finden Sie unter Berechtigungen: Welche Daten die App aus Ihrem Shop auslesen darf.

Was wird gespeichert?

Daten	Warum	Wie lange
E-Mail-Layouts, HTTP-Anfragen, Voreinstellungen	Ihre Konfiguration	Bis Sie diese löschen oder deinstallieren
Absenderkonfiguration	SMTP-Host / Port / Anmeldedaten oder OAuth-Token	Bis Sie den Absender entfernen oder das Programm deinstallieren
Geheimnisse	Werte, die Sie bewusst speichern	Bis Sie diese löschen oder deinstallieren
Aktionsverlauf	Status, Zeitpunkt, bearbeitete Anfrage und Antwort für jeden Durchlauf	Wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht
Liste zum Abmelden	Empfänger, die sich vom Erhalt Ihrer Marketing-E-Mails abgemeldet haben: ein Hash der Adresse zum Abgleich sowie die verschlüsselte Adresse selbst	Solange Sie das Abonnement nicht erneuern, Shopify eine Löschanfrage für diesen Kunden sendet oder Sie die App deinstallieren
Hochgeladene Dateien	In Layouts verwendete Bilder und Anhänge	Bis zur Löschung oder Deinstallation
Geschäftsbilanz	Ihre MyShopify-Domain, Ihre Shop-E-Mail-Adresse, Ihre Pläne	Bis Sie das Programm deinstallieren

Der Aktionsverlauf ist dabei besonders zu beachten. Er protokolliert, was tatsächlich gesendet wurde; bei einer E-Mail umfasst dies die Empfängeradressen und die aufgelösten Variablen - und bei der Aktion HTTP Request die Anfrage und die Antwort. Dies ermöglicht die Fehlerbehebung - es handelt sich dabei jedoch auch um personenbezogene Daten; behandeln Sie den Verlauf daher im Rahmen Ihrer eigenen Compliance-Maßnahmen als Kundendaten. Der Verlauf wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Vertrauliche Werte werden aus dem Protokoll entfernt, bevor dieses geschrieben wird, sodass ein gespeichertes Token niemals in Ihren Protokollen erscheint.

Wo es vorkommt

In der Europäischen Union läuft alles auf Google Cloud, Region „europe-west1“ (Belgien). Datenbanken, Caches, Dateispeicher und Anwendungsprotokolle werden in dieser Region gespeichert und dabei im Ruhezustand verschlüsselt. Wir verwenden keine Anforderungsverfolgung.

Wie Zugangsdaten geschützt werden

Alles, was zum Versenden genutzt werden könnte, wird zusätzlich zur Verschlüsselung auf Festplattenebene mit einer zweiten Verschlüsselungsebene versehen:

SMTP-Benutzernamen und -Passwörter
Zugriffs- und Aktualisierungstoken für Microsoft 365 und Google OAuth
Ihre gespeicherten Geheimnisse
Shopify-Sitzungstoken

Diese werden mithilfe eines speziellen Schlüsselverwaltungsdienstes individuell verschlüsselt und erst im Arbeitsspeicher entschlüsselt, sobald eine Aktion ausgeführt wird. Klartext wird niemals auf die Festplatte geschrieben.

Jede Entschlüsselung eines geschützten Werts wird in einem internen Zugriffsprotokoll erfasst.

Was die Empfänger erhalten

E-Mails werden über Ihre Mailbox versendet, nicht über unsere - also über Ihren Microsoft 365-Tenant, Ihr Google Workspace-Konto oder Ihren SMTP-Anbieter. Wir übergeben die Nachricht an Ihren Anbieter, und sie wird unter Ihrer Domain zugestellt. Neue E-Mail-Schritte werden stets über ein Postfach oder einen SMTP-Server versendet, den Sie verbinden. Schritte, die vor der Abschaffung des gemeinsamen Standardabsenders gespeichert wurden, verwenden diesen weiterhin, bis Sie einen eigenen Absender auswählen. Siehe E-Mail-Zustellbarkeit.

Der gerenderte E-Mail-HTML-Code wird vor dem Versand bereinigt: Skripte, Ereignisbehandler, javascript:-URLs, iframes und Formularelemente werden entfernt, sodass ein aus Shopify Flow übermittelter Wert im Posteingang eines Empfängers nicht zu aktivem Inhalt werden kann.

Marketing-E-Mails und die Abmeldeliste

Ein Marketing-Layout versendet pro Empfänger eine E-Mail, wobei jede E-Mail einen eigenen Abmeldelink enthält. Der Link enthält ein verschlüsseltes Token, das Ihren Shop, den Empfänger, das Layout und die Sprache der E-Mail angibt; die Adresse ist im Link nicht lesbar, sodass sie nicht aus E-Mail-Protokollen, Proxys oder einer weitergeleiteten E-Mail extrahiert werden kann, und ein geänderter Link wird abgelehnt. Beim Öffnen des Links wird eine Bestätigungsseite mit der maskierten Adresse angezeigt; nur die Schaltfläche auf dieser Seite oder die Ein-Klick-Abmeldeschaltfläche im E-Mail-Client des Empfängers protokolliert die Abmeldung.

Die Abmeldeliste speichert jede Adresse zweimal: als Hash, damit ein Absender seine Empfänger überprüfen kann, ohne etwas entschlüsseln zu müssen, und verschlüsselt mit demselben Schlüsselverwaltungsdienst wie Ihre Anmeldedaten, damit die Seite „Abmeldungen“ und der CSV-Export Ihnen diese anzeigen können. Die Adresse wird ausschließlich auf unseren Servern entschlüsselt, und zwar ausschließlich für diese Seite und diesen Export. Adressen werden niemals in Anwendungsprotokollen gespeichert. Siehe Marketing-E-Mails und Abmeldungen.

Ausgehende Anfragen

Von Ihnen konfigurierte HTTP-Anfragen werden vor dem Verbindungsaufbau überprüft. Anfragen an interne oder private Netzwerkadressen - Loopback, Link-Local, Cloud-Metadaten-Endpunkte, private Adressbereiche - werden abgelehnt, auch wenn sie über eine Weiterleitung erfolgen. Weiterleitungen sind begrenzt und die Größe der Antworten ist begrenzt. Alle in einer Antwort zurückgegebenen personenbezogenen Daten werden an Shopify Flow zurückübermittelt und können im Ausführungsverlauf gespeichert werden (der nach 30 Tagen gelöscht wird). Die gleichen Prüfungen gelten für eine Datei, die die App als Anhang abruft, unabhängig davon, ob diese von einer URL stammt, die Ihr Workflow übergibt, oder aus einem Metafeld.

KI und Modelltraining

Ihre Daten werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Dies umfasst den Inhalt Ihrer E-Mails, Empfängeradressen und -namen, Anhänge, die von Shopify Flow übergebenen Variablen, den Verlauf sowie alle Shopify-Kunden- oder Shop-Daten. Dies gilt sowohl für unsere eigenen Systeme als auch für alle anderen: Wir trainieren keinerlei Modelle und geben Ihre Daten zu diesem Zweck niemals weiter oder verkaufen sie.

Die App verfügt über eine optionale KI-Funktion, den Layout-Assistenten (Layouts mit KI erstellen, bearbeiten und übersetzen). Diese ist deaktiviert, bis Sie auf der Entwicklerseite Ihren eigenen API-Schlüssel von Anthropic, OpenAI, Google Gemini oder OpenRouter hinterlegen. Wenn Sie diese Funktion nutzen, werden ausschließlich das Layout, das Sie gerade bearbeiten (einschließlich etwaiger von Ihnen eingegebener Beispiel-Testwerte), sowie Ihre Anweisung an den jeweiligen Anbieter übermittelt - gemäß den Bedingungen Ihres eigenen Kontos bei diesem Anbieter. Gesendete E-Mails, Empfänger, der Verlauf und Anhänge werden niemals an diesen Anbieter übermittelt.

Wenn Ihre Mitarbeiter Shopify Sidekick nutzen, können sie auf Anfrage den Verlauf der App mithilfe von Tools mit Lesezugriff einsehen. Dabei handelt es sich um den Shopify-eigenen Assistenten, der gemäß den Nutzungsbedingungen von Shopify betrieben wird. Siehe Sidekick und KI-Assistenten.

Löschung

Der Verlauf wird nach 30 Tagen gelöscht. Der Sende- und Ausführungsverlauf, der älter als 30 Tage ist, wird automatisch gelöscht, unabhängig von einer Deinstallation.

Durch die Deinstallation wird alles gelöscht. Layouts, Absender, Geheimnisse, der Verlauf, die Abmeldeliste und hochgeladene Dateien werden entfernt. Der Vorgang erfolgt sofort und ist unwiderruflich; exportieren Sie daher bitte zunächst alle Daten, die Sie behalten möchten.

DSGVO-Anfragen von Shopify werden automatisch bearbeitet. Shopify sendet Webhooks für obligatorische Datenanfragen sowie für die Anonymisierung von Kundendaten und Shop-Daten; die App verarbeitet diese und entfernt die entsprechenden Daten, einschließlich des Eintrags des Kunden in der Abmeldeliste.

Das Löschen einzelner Datensätze wird sofort wirksam und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Unterauftragsverarbeiter

Google Cloud (europe-west1, Belgien) - Hosting, Datenbanken, Speicher, Schlüsselverwaltung
Ihr verbundener E-Mail-Anbieter - Ihr Microsoft 365, Google Workspace oder Ihr eigener SMTP-Server, der nur dann verwendet wird, wenn Sie einen solchen zum Versenden von E-Mails verbinden
Shopify - die Plattform, mit der die App Daten austauscht und von der sie - sofern die entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden - das ausgewählte Metafeld ausliest und Rabattcodes erstellt
Amazon Web Services (Frankfurt, Deutschland) - Zustellung der app-eigenen Benachrichtigungs-E-Mails an Sie sowie der gespeicherten E-Mail-Schritte ohne eigenen Absender

Die vollständige und verbindliche Liste finden Sie in Anhang 3 unserer Datenschutzbestimmungen.

Fragen

Wenn Sie Fragen zu einer Datenschutzvereinbarung (DPA), einem Sicherheitsfragebogen oder zu einem bestimmten Compliance-Thema haben, wenden Sie sich bitte über das Hilfe-Center oder unter support@codecreationlabs.com an uns.