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E-Mail-Zustellbarkeit

Der Verlauf zeigt Erfolg, aber die E-Mail ist nicht im Posteingang. Diese Kombination ist fast immer ein Zustellbarkeitsproblem, und es lohnt sich zu verstehen, wer wofür verantwortlich ist.

Wer ist wofür verantwortlich

Ihre E-Mail wird nicht über uns versendet. Sie wird über Ihr Postfach versendet - Ihren Microsoft 365-Tenant, Ihr Google Workspace-Konto oder Ihren SMTP-Anbieter.

Phase Wer sie kontrolliert Was "Erfolg" im Verlauf bedeutet
Rendern der E-Mail Diese App Das Layout wurde gerendert und die Variablen aufgelöst
Übergabe an Ihren Anbieter Diese App Ihr Anbieter hat die Nachricht angenommen. Das bedeutet Erfolg
Zustellung an den Empfänger Ihr E-Mail-Anbieter Für uns nicht sichtbar
Posteingang oder Spam-Ordner Der empfangende Server Für uns nicht sichtbar

Eine Erfolgs-Zeile bedeutet, dass Ihr Anbieter die Nachricht angenommen hat. Alles danach spielt sich zwischen Ihrem Anbieter und dem des Empfängers ab, weshalb eine grüne Zeile und ein leerer Posteingang kein Widerspruch sind.

Das bedeutet auch, dass die Zustellbarkeit größtenteils in Ihrer Hand liegt - und das ist eine gute Nachricht, denn es lässt sich beheben.

Die drei DNS-Einträge

Wenn Sie von [email protected] senden, stellt der empfangende Server drei Fragen. Fehlende Antworten sind der häufigste Grund, warum transaktionale E-Mails im Spam landen.

SPF - darf dieser Server für diese Domain senden?

Ein TXT-Eintrag in Ihrer Domain, der auflistet, wer im Namen Ihrer Domain senden darf:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Verwenden Sie den Include, den Ihr Anbieter dokumentiert - include:_spf.google.com für Google Workspace, include:spf.protection.outlook.com für Microsoft 365, oder was auch immer Ihr SMTP-Anbieter angibt.

DKIM - wurde die Nachricht manipuliert?

Eine kryptografische Signatur, die belegt, dass die Nachricht tatsächlich von Ihrer Domain stammt und unverändert angekommen ist. Ihr Anbieter stellt Ihnen den zu veröffentlichenden Eintrag bereit; sowohl Google als auch Microsoft bieten in ihrer Admin-Konsole eine Einrichtung per Klick.

DMARC - was soll passieren, wenn die Prüfungen fehlschlagen?

Ein TXT-Eintrag unter _dmarc.yourdomain.com:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]

Beginnen Sie mit p=none, was nur überwacht, ohne die Zustellung zu beeinflussen. Sobald Ihre Berichte saubere Ergebnisse zeigen, verschärfen Sie auf p=quarantine und schließlich p=reject.

DMARC ist von optional zu erwartet übergegangen. Gmail und Yahoo verlangen es inzwischen von Massenversendern, und auch bei Versendern mit geringem Volumen wirkt sich das Fehlen zunehmend negativ aus.

Prüfen, was Sie haben

Jedes DNS-Lookup-Tool funktioniert, oder über ein Terminal:

dig +short TXT yourdomain.com
dig +short TXT _dmarc.yourdomain.com

Sie suchen nach einer Zeile, die mit v=spf1 beginnt, für den ersten Befehl, und mit v=DMARC1 für den zweiten.

Mehr als nur DNS

Senden Sie von einer Domain, die Sie besitzen. Eine kostenlose Consumer-Adresse als Absender wird stark abgestraft. [email protected] schlägt [email protected] immer.

Stimmen Sie die Absenderdomain mit der authentifizierten Domain ab. Wenn Sie als [email protected] über ein Postfach senden, das für eine andere Domain authentifiziert ist, schlägt das Alignment fehl, selbst wenn SPF und DKIM technisch bestehen.

Halten Sie transaktionale E-Mails transaktional. Bestellbestätigungen, Versandaktualisierungen und Kontobenachrichtigungen sind erwartet. Marketing-Mailings über eine transaktionale Einrichtung schaden dem Ruf, auf den Ihre Bestell-E-Mails angewiesen sind.

Fügen Sie echte Identifikationsdetails ein. Eine Postadresse und ein klarer Absendername in Ihrer Footer-Vorlage. Fehlende Kontaktdaten sind ein Spam-Signal und in vielen Rechtsräumen eine gesetzliche Pflicht.

Steigern Sie das Volumen schrittweise. Eine brandneue Domain, die plötzlich Hunderte von E-Mails versendet, sieht genau aus wie ein kompromittiertes Konto. Das Volumen sollte über mehrere Tage wachsen.

Achten Sie auf das Verhältnis von Bildern zu Text. Eine E-Mail, die aus einem einzigen großen Bild mit fast keinem Text besteht, ist ein klassisches Spam-Muster.

Wenn E-Mails immer noch nicht ankommen

Gehen Sie es in dieser Reihenfolge durch - jeder Schritt schließt eine Ebene aus:

  1. Prüfen Sie den Verlauf. Wenn die Zeile Fehlgeschlagen anzeigt, ist dies kein Zustellbarkeitsproblem - öffnen Sie den Eintrag, um den Fehler des Anbieters zu sehen.
  2. Senden Sie eine Test-E-Mail über E-Mail-Absender an eine Adresse bei einem anderen Anbieter als dem fehlschlagenden, damit Sie nicht durch die Filterung eines einzelnen Empfängers getäuscht werden.
  3. Prüfen Sie den Spam-Ordner beim Zielort. Wenn die E-Mail dort ist, wurde sie zugestellt - es handelt sich um ein Reputationsproblem, also arbeiten Sie die obigen DNS-Einträge durch.
  4. Prüfen Sie die eigenen Protokolle Ihres Anbieters. Microsoft 365 und Google Workspace führen beide Protokolle über gesendete E-Mails und Zustellungen, die zeigen, was nach der Annahme passiert ist.
  5. Prüfen Sie die Empfängerseite. Firmen-Mailserver setzen E-Mails von unbekannten Domains routinemäßig in Quarantäne, ohne den Absender darüber zu informieren.

Whitelisting der sendenden IP

Wenn Sie ein SMTP-Relay verwenden, das Absender nach IP einschränkt, zeigt die App ihre ausgehende Adresse auf der SMTP-Server-Seite an, damit Sie diese auf die Whitelist setzen können. Dies gilt nur für SMTP - Microsoft 365- und Google-Verbindungen senden über die eigene Infrastruktur des Anbieters.

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